MAIS-Flexis

Het allround systeem om archieven en collecties te beheren.

MAIS-Flexis wordt gebruikt door vele toonaangevende archiefdiensten en collectiebeherende instellingen. Het is het allround systeem om archieven en collecties te beheren en te beschrijven. Wist u dat 70% - 80% van al het in Nederland bestaande, historische archiefmateriaal inmiddels al met behulp van MAIS-Flexis is ontsloten?

MAIS-Flexis bestaat al vanaf 1999. Sindsdien is het programma continu verbeterd en uitgebreid.

MAIS-Flexis en NEN 2082

MAIS-Flexis is getoetst aan de eisen, gesteld aan archiveringsfunctionaliteiten, in NEN 2082. MAIS-Flexis, versie 8, voldoet en mag worden beschouwd als een NEN 2082 compliant-applicatie.

Meer informatie omtrent NEN 2082 treft u hier.
Op 9 mei 2017 is er een addendum op bovengenoemde verklaring gevolgd.

Ook de webapplicatie van MAIS-Flexis voldoet aan deze eisen. MAIS-Flexis Webapplicatie is ook inzetbaar voor uw vrijwilligers.

Voordelen en specificaties MAIS-Flexis

• Waarom wij ervoor hebben gekozen van MAIS-Flexis één systeem voor alles te maken

  • Bij archiefdiensten worden vaak verschillende applicaties gebruikt om verschillende soorten collecties te beschrijven. Wij hebben daar vanaf het eerste ontwerp niet voor gekozen, omdat de samenhang van de verschillende collecties en materialen naar ons idee beter behouden kan blijven. Als je bijvoorbeeld een foto in een aparte beeldbank onderbrengt, is de relatie met het archief waar deze onderdeel van uitmaakte verdwenen. En de relatie tussen doopinschrijvingen uit een doopboek en het archief van een bepaalde kerk geeft een direct inzicht in de context. Bijkomende voordelen zijn dat met één bedrijfsbrede applicatie de samenwerking tussen afdelingen wordt bevorderd en de beheerskosten beperkt blijven.

    MAIS-Flexis is zo opgebouwd dat alle collecties in één systeem kunnen worden beschreven. Daardoor kan samenhang en context tussen de verschillende collecties en materialen worden behouden.

    Is dat wel handig, één systeem voor al die verschillende collecties? Ja, want MAIS-Flexis is modulair opgebouwd. Het systeem bevat een groot aantal basisfuncties. U gebruikt voor een bepaalde collectie alleen die basisfuncties die voor die collectie nodig zijn.

    Met behulp van zgn. archiefeenheidsoorten (bijv. dossier, enkelvoudige beschrijving, foto, kaart) kunt u elke soort materiaal beschrijven zoals u dat wenst. Hierbij hebt u de beschikking over flexvelden en zelf te definiëren lijsten.

    Beschrijvingen kunnen aan elkaar worden gerelateerd door relaties te definiëren. Zo kunnen archiefvormers en archieftoegangen met elkaar worden verbonden, maar ook enkelvoudige beschrijvingen en regesten. Relaties kunnen ook impliciet ontstaan door nadere toegangen per inventarisnummer (NTNI).

    

• Eén systeem voor al uw werkzaamheden

  • Voor u als archivaris of collectiebeheerder is het gemakkelijk dat u in MAIS-Flexis al uw werkzaamheden kunt uitvoeren:

    • van relatiebeheer en acquisitie tot archiefontvangst
    • van selecteren, ordenen en beschrijven
    • van depotbeheer tot het ter beschikking stellen op uw studiezaal
      
      

       

      

• Eén systeem voor al uw materiaal

  • Archieven kunnen de meest uiteenlopende soorten materiaal bevatten. Dossiers, foto’s, kaarten, etc. Met MAIS-Flexis kunt u al deze materiaalsoorten met één systeem beschrijven. U bepaalt zelf per collectie welke materiaalsoorten moeten worden beschreven en hoe u een materiaalsoort wilt beschrijven.

    Dit heeft voor u als voordeel dat een archief in zijn geheel wordt beschreven, zonder bepaalde materialen, zoals bijv. foto’s, aan het archief te onttrekken (herkomstbeginsel).

    U kunt zelf bepalen of en hoe u van de standaard wilt afwijken.

• Eén systeem voor alle toepassingen

  • In samenhang met functies in MAIS-(Meta)DataWebServices (MAIS-(M)DWS) kunnen met MAIS-Flexis vele soorten toepassingen worden gerealiseerd, zoals:

    • historisch archief
    • beeldbanken
    • historische topografische atlassen
    • bibliotheken
    • burgerlijke stand
    • kerkelijke genealogische bronnen
    • semi-statische archieven
    • notariële archieven
    • etc.

      

    • Wist u overigens dat alle modules, m.u.v. de afchiefbank,  onderdeel uitmaken van MAIS-Flexis. U hoeft hiervoor dus niet extra te betalen.
      Wenst u meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op 050-3112600.

       

• Volledig flexibel in te richten en aan te passen aan uw wensen

  • U kunt volledig zelf bepalen hoe u uw MAIS-Flexis systeem inricht.

    U kunt uitgaan van een van de meegeleverde standaardinrichtingen en die vervolgens aanpassen naar uw behoefte door (flex)velden toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

    U heeft de volledige vrijheid om zelf te bepalen hoe u uw archief- of collectiestukken wilt beschrijven.

• Multi-user: door verschillende medewerkers tegelijkertijd te gebruiken

  • MAIS-Flexis is uitgevoerd als multi-user systeem. Dat wil zeggen dat verschillende medewerkers zonder problemen gelijktijdig in een gezamenlijke database kunnen werken. U kunt per gebruiker de toegangsrechten instellen en u bepaalt wie toegang tot welke gegevens heeft. De krachtige autorisatiefuncties van de Oracle-database vormen de basis voor een gedegen en betrouwbaar toegangsbeheer.

• Exportfuncties naar Word, Excel, EAD-XML, pdf, MAIS-(Meta)DataWebServices (voorheen MAIS-Internet) en eigen formaat

  • Standaard biedt MAIS-Flexis de mogelijkheid archieftoegangen te exporteren naar Word, Excel en MAIS-(M)DWS.

    Indien u een ander uitvoerformaat wilt gebruiken (bijv. EAD- XML-formaat) dan kunt u dit zelf ontwerpen en naar wens inrichten, of wij kunnen dit voor u doen. Er zijn uitgebreide EAD-XML-uitvoerfuncties beschikbaar.

    

• Robuust en betrouwbaar technisch platform (Oracle)
  • Wij hebben voor Oracle gekozen omdat deze wereldmarktleider op databasegebied een zeer robuust en betrouwbaar technische platform levert. Op deze wijze kunnen wij een stabiele werkomgeving voor zowel uw medewerkers als uw publiek mogelijk maken. 
    
    
• Leverbaar op uw eigen server  in uw eigen database of als  ‘software as a service’

  • U kunt ervoor kiezen MAIS-Flexis op uw eigen server te installeren. Hierbij verzorgt uw organisatie zelf het systeembeheer.

    U kunt MAIS-Flexis ook afnemen als SaaS-oplossing (voorheen ASP-oplossing). SaaS staat voor Software as a Service.