Conversie

Uw bestaande informatie omzetten van bijvoorbeeld archieftoegangen (inventarissen) naar een gestandaardiseerd formaat in de database, noemen we conversie.

Wat komt er dan zoal bij kijken:

• Conversie vanuit de tekstverwerker, vanaf papier of andere bronnen

  • De aangeleverde bronnen, kunnen van verschillende inhoud en structuur zijn.
    Wij verwerken zowel getypte archieftoegangen als toegangen uit bijvoorbeeld Word- en Excel en toegangen uit een niet nader te definiëren hoeveelheid databases.

    Maar ook andere bronbestanden vormen voor ons geen probleem. Wij hebben ervaring met conversies uit oa. Atlantis, Adlib, Vubis, ABS-Archeion, Corsa, Decos, Access.

• Het conversietraject bestaat kent verschillende stadia:
  • • het scannen van papieren archieftoegangen,
    • het omzetten van de informatie naar een door tekstverwerkers te begrijpen tekst (OCR)
    • het controleren van de tekst, ook op afkortingen en schrijffouten
    • het expliciet maken van de hiërarchie
    • het markeren (tagging) van de tekst
    • het converteren van het gemarkeerde bestand naar de MAIS-Flexis database
• De voordelen liggen voor de hand:
  • • Archieftoegangen in Word of PDF kunnen door de wijze van werken eigenlijk nooit voldoen aan een standaard. Iedereen werkt nu eenmaal verschillend. Door de documenten te converteren naar een uniform formaat in een database kan bij uitvoer wel een uniforme output ontstaan.
    • Efficiënte en effectieve invoering van een geüniformeerde werkwijze binnen uw dienst: alle toegangen en indexen in één database
    • Verbeteringen in de bronnen kunnen snel en efficiënt tijdens en na het conversieproces worden uitgevoerd (bijv. het uniformeren van de beschrijvingen)
    • Doordat de beschrijvingen geïndividualiseerd zijn kunnen er diverse koppelingen worden gemaakt aan het archiefstuk: scans, depotregistratie, nadere toegangen etc.
    • In het conversieproces kan desgewenst ook een verbeterslag worden doorgevoerd. Afkortingen kunnen worden vermeden, nummeringen gestandaardiseerd, schrijfwijze van rubrieken geüniformeerd etc.
    • Er kunnen ook individueel eigenschappen aan worden toegekend zoals openbaarheid en aanvraagbaarheid.
• Kwaliteitsbewaking staat voorop

  • Onze consultants adviseren u graag over de beste manier om uw data te converteren. Zij hebben naast een brede management- en/of automatiseringservaring zeer veel specifieke kennis van archieven en archiefbeheer. Daardoor kunnen wij u een conversie van zeer hoge kwaliteit aanbieden voor een redelijke prijs. Bel voor meer informatie: 050-3112600.