Raadpleegorganisatie vs. Raadpleegaccount

Niet alles is voor iedereen zichtbaar

Veel organisaties hebben archiefbeschrijvingen, scans en afbeeldingen waaronder bijvoorbeeld vergunningen, foto’s, dagboeken, kranten enz. gepubliceerd op internet in de beperkt toegankelijke omgeving. Deze stukken zijn op basis van een geautoriseerd MijnStudiezaal-account raadpleegbaar. 

Een nadeel van beperkt toegankelijke toegangen is dat het niet mogelijk is om per persoon te specificeren wat diegene wel of niet mag zien. Met andere woorden, wanneer u de persoon autoriseert, ziet hij of zij alle toegangen met het label ‘beperkt toegankelijk’. Dit is niet altijd wenselijk: wanneer u bijvoorbeeld meerdere gemeentes bedient, zullen zij niet altijd elkaars archiefmateriaal mogen inzien. 

Een MijnStudiezaalaccount kan gekoppeld worden aan een raadpleegorganisatie. Wanneer een toegang vervolgens wordt geüploaded met daarin de tag ‘Raadpleegorganisatie XYZ’, dan kunnen alle gebruikers die in de toolbox zijn gekoppeld aan deze organisatie, de toegang inzien.

Uiteraard dienen de toegangen dan wel te worden ontsloten als ‘beperkt toegankelijke toegang’.

Hoe gaat dat in zijn werk:

Raadpleegorganisaties

Raadpleegorganisaties is een verfijning binnen de oplossing ‘beperkt toegankelijk’. Naast het label ‘beperkt toegankelijk’ kent u in MAIS-Flexis ook een organisatie toe waarvoor deze toegang geldt. Bij publicatie is de archieftoegang ‘beperkt toegankelijk’ én alleen beschikbaar wanneer de gebruiker óók aan de betreffende organisatie is gekoppeld. Het koppelen van gebruikers aan organisaties regelt u in de Toolbox. 

Het gebruik hiervan bestaat uit de volgende inrichting in MAIS-Flexis en MAIS-(M)DWS.

MAIS-Flexis

In MAIS-Flexis zal een nieuwe contexttoegang worden aangemaakt met daarin de archiefeenheidsoort ‘Raadpleegorganisatie’. In deze contexttoegang kan uw organisatie groepen definiëren die in een beperkt toegankelijke omgeving op MAIS-(M)DWS dezelfde data mogen bekijken. 

Deze groepen relateert u vervolgens aan toegangen met het label ‘beperkt toegankelijk’. De organisatie neemt u vervolgens mee in de uitvoer naar internet en de combinatie van de organisatie met het label ‘beperkt toegankelijk’ zorgt ervoor dat deze alleen voor de geautoriseerde groep zichtbaar is.

Voor het opzoeken en tonen van de archiefeenheidsoort in de contexttoegang zijn (nieuwe) querysets nodig. Daarnaast wordt er een relatiesoort aangemaakt om een relatie te kunnen leggen tussen een topsoort en de archiefeenheidsoort ‘Raadpleegorganisatie’. 

MAIS-(M)DWS

Internetbezoekers met een MijnStudiezaalaccount kunnen toegang krijgen tot de beperkt toegankelijke toegangen indien men hiervoor geautoriseerd is. Deze autorisatie kan verleend worden door de organisatie zelf in de toolbox.

Voor het beheren van de raadpleegorganisatie wordt een beheerscherm in de toolbox beschikbaar gesteld. In dit scherm kan de applicatiebeheerder users met een MijnStudiezaalaccount koppelen aan een raadpleegorganisatie

Raadpleegaccount

Wanneer data die intern geraadpleegd wordt, niet mag worden gepubliceerd op MAIS-(M)DWS, adviseren wij een raadpleegaccount in MAIS-Flexis.

In MAIS-Flexis Webapplicatie kan worden ingesteld dat een gebruiker moet inloggen middels  twee-factorauthenticatie. Hierdoor is de kans op onrechtmatig inloggen aanzienlijk verminderd. De applicatiebeheerder kan dit zelf regelen, dit geldt ook voor welke toegangen er zichtbaar zijn voor een bepaalde user. 

Kosten raadpleegorganisatie(s) en raadpleegaccount(s)

Wilt u meer informatie over het gebruik van Raadpleegorganisaties, de raadpleegaccounts en de kosten die hieraan verbonden zijn, neemt u dan contact op met ons via telefoonnummer 050-3112600 of stuur een mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Agenda

Dinsdag 12 mei
Geannuleerd workshop MAIS-Flexis en MAIS-(M)DWS

Maan- en dinsdag 8 en 9 juni
Archiefdagen te Amersfoort, wegens Corona helaas geannuleerd

Donderdag 17 september
Workshop / nascholing o.a. Beschrijven en MAIS-(M)DWS 

Maandag 26 oktober
Workshop n.a.v. release 20.3, programma nog niet bekend

7 en 8 juni 2021
Zijn wij aanwezig tijdens de Archiefdagen 2021