Logistiek Beheer

Module Logistiek Beheer

Met deze module ziet u meteen waar een archiefstuk is. Ligt het op een plank in een kast of is het uitgeleend?

• Hoe werkt dat dan?
  • • door beschrijvingen van archiefstukken en de fysieke vormen te scheiden, is het mogelijk de diverse verschijningsvormen (origineel, kopie, microfiche) en verschillende onderdelen van een beschrijving adequaat te beheren
    • uitleenprioriteiten zorgen voor een automatisch en correct beschikbaar stellen van de archiefstukken
    • beheer op een gebruiksvriendelijke manier vestigingen en externe depots en bijbehorende magazijnen en kasten
    • stel vast welke plankruimte in gebruik is en welke nog vrij, verkrijg inzicht in groot formaatberging en optimaliseer de benutting van de kostbare ruimte
    • relateer beschrijvingen en fysieke documenten automatisch op basis van archieftoegangen of handmatig, ook als een archief nog niet beschreven is kunnen de fysieke stukken worden beheerd
• Digitale looplijst (papierloze depotadministratie)
  
  • Het aanvragen van archiefmateriaal voor raadpleging gaat traditioneel gepaard met papier. Het invullen van een kaartje met doorslag of het printen van een aanvraagbriefje zijn nu nog meestal de aanvang van het aanvraagproces. In een gemiddelde week van bezoekontvangst in studiezalen wordt hier aardig wat papier voor verbruikt.
    
    Sinds juni 2016 is het mogelijk het aanvragen, lichten en retourneren van archiefmateriaal geheel elektronisch te verwerken! Er komt geen papier meer aan te pas.
    
    
    Copyright foto: Gemeente Amersfoort
    
    Op een tablet heeft een depotmedewerker een continu overzicht van aangevraagde stukken, de plaatsbepaling van die stukken in het depot en de status van die stukken in het aanvraagproces. Hij kan met één blik op het scherm nagaan of stukken op dit moment worden geraadpleegd, of ze klaarliggen voor retour naar het depot, of dat ze gereserveerd worden voor een volgend bezoek. Zijn collega’s op de studiezaal kunnen in MAIS-Flexis meekijken en bezoekers informeren over de door hun aangevraagde stukken.
    
    De depotmedewerker heeft altijd een digitale afvinklijst beschikbaar tijdens het lopen van rondes voor het lichten van stukken, bij het afleveren op de studiezaal en bij het retourneren van de stukken. De laatste vink wordt gezet als een geraadpleegd stuk is teruggeplaatst in het depot.
    
    Heeft u belangstelling voor de digitale looplijst?
    Aarzel niet en neem vrijblijvend contact met ons op via 050-311 2600 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
    Wilt u voordat u gaat bellen eerst even kijken hoe het werkt? dat kan ook. Het Regionaal Archief Rivierenland heeft er een filmpje van gemaakt.