GUID’s in MAIS-Flexis en PID’s voor uw online metadata

GUID’s uw vaste referentie in MAIS-Flexis en PID’s voor uw online metadata

De GUID, de Globally Unique Identifier, bestaat sinds al geruime tijd in MAIS-Flexis als referentie per elke beschreven archiefbeschrijving. Elke beschrijving in MAIS-Flexis wordt met zijn GUID wereldwijd uniek gemaakt. Op deze wijze wordt de collectie-eenheid blijvend herkenbaar, wordt de controle op beschrijvingen vereenvoudigd en het metadatabeheer ondersteund. 

Met GUIDs ondersteunt u het gebruik van uw metadata in een semantisch web, ondersteunt u de verwijzingen van onderzoekers in hun verantwoordingen van archiefonderzoek en maakt u het delen van uw bronnen in sociale netwerken heel eenvoudig, zonder op den duur dode links te krijgen.

Werkend op de achtergrond, fundament voor de voorgrond

In MAIS-Flexis is de GUID een vast veld (vergelijkbaar met het veld Voorlopig Nummer). GUIDs worden automatisch aangemaakt bij elke bestaande of nieuwe archiefeenheidsoort en zodra een nieuwe beschrijving wordt aangemaakt, krijgt deze direct automatisch zijn eigen GUID. U heeft hier dus zelf geen omkijken naar.

Ten tijde van de introductie van de GUID, medio 2012, hebben wij dit voor onze SaaS-klanten automatisch toegevoegd bij alle beschrijvingen waar dit ontbrak. 

Voor On-Premise klanten hebben wij dit niet gedaan. Hen is gevraagd dit zelf in te richten. Bent u hier nog niet aan toegekomen dan kan dit nog steeds. U vindt het script op www.de-ree.nl/bestanden-downloaden  (alleen voor geregistreerde gebruikers).

Mocht u ondersteuning wensen, dan verlenen wij die uiteraard graag.

Duurzame webadressen; de PID’s (persistant identifiers)

In MAIS-(M)DWS zijn de PID’s het fundament voor duurzame webadressen naar uw online scans of metadata (uw archiefbeschrijvingen). Zo’n duurzaam webadres wordt ook wel persistent url genoemd of PURL.

PURLs

Een PURL is een persistente verwijzing naar een online record in bezit van een PID. De PURL maakt een record (een beschrijving of een scan) online uniek en de PURL is permanent voor zolang het archiefbeschrijving online staat. Verandert uw webadres of de structuur van uw website, dan wijzigt de PURL niet. Wanneer een derde partij verwijst naar een archiefbeschrijving  bij u op de website, dan blijft de link actief – ook als uw website verandert. 

Het combineren van de handle server (rood onderstreept), de unieke code van de beherende instelling  (groen onderstreept) en de GUID (blauw onderstreept) leidt tot een driedubbele garantie van uniciteit. 

De code van de beherende instelling

Het registreren van de PURL’s kunt u via SURF sara of via DE REE laten afhandelen. In beide gevallen wordt een ‘code van beherende instelling’ voor u gemaakt

Een groot deel van de beherende instellingen gebruikt een ISIL-code om zich als bewaarplaats te laten identificeren. Deze codes zijn uniek, maar niet (altijd) permanent. Bij een naamswijziging of fusie staat het u vrij uw ISIL-code te laten aanpassen. 

Voor PURLs is dit een risico. De code van de beherende instelling in een PURL is zodoende niet de ISIL maar een code uit de registratie bij SURFsara B.V., een werkmaatschappij van de Nederlandse nationale ICT-samenwerkingsorganisatie SURF . SURFsara geeft de unieke codes uit en registreert de eigenaren van de codes . Fuseert uw organisatie, dan wijzigen de PURLs niet. 

DE REE archiefsystemen heeft een eigen handle server ontwikkeld. De registratie bij SURFsara kunt u daarom desgewenst achterwege laten en alleen de laatste stap, het genereren van PURLs door DE REE archiefsystemen, laten uitvoeren. Deze PURLs worden geserveerd door een proxyserver. De proxyserver is een standaard onderdeel van MAIS-(M)DWS en vereist geen aparte aanschaf. 

Waarom zou u PID’s willen implementeren? 

Voordelen:

1. Op deze wijze voorkomt u ‘linkrot’ (weblinks die na een adresverandering van een digitaal object niet meer werken).
2. Bewerking of aanvulling van een archiefbeschrijving doet niet af aan de vindbaarheid daarvan, het blijft zichtbaar.
3. U kunt uw archiefbeschrijvingen laten harvesten door Europeana, APE enz.

Meer informatie?

Wilt u meer informatie over de implementatie van PID’s in MAIS-(M)DWS, voel u vrij ons te benaderen. Dat kan per telefoon op 050-3112600 of per mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..