E-depot, DE REE archiefsystemen beheerst het

  • Delen via Google+

Wat is het e-depot?

In de afgelopen jaren is papierloos werken in zwang gekomen. Overheden en andere zorgdragers/archiefvormers gaan meer en meer over op digitaal werken. Met deze overgang gaat ook het archiveren van het ontstane archiefmaterieel veranderen. Voor het digitaal archief is behoefte ontstaan aan een E-depot.

Ontvangst, beheer, opslag en presentatie in één systeem

e-depot NL                                 

We gaan van links naar rechts en beginnen bij

  • De Archiefvormer en ...
    • het moment dat een archiefvormer zijn of haar archief wil overdragen aan een archiefbewaarplaats.
      De Archiefwet schrijft voor, dat archieven van overheidsorganisaties in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden beheerd en bewaard, zodat ze te raadplegen zijn zolang als dat nodig is. Alvorens archiefvormers archiefmateriaal kunnen overdragen moet het voldoen aan een (minimale) standaard. Om te kunnen controleren of het materiaal voldoet aan deze eisen hebben wij een MAIS-Ingest tool ontwikkeld. 


Digitaal archief ontvangen met MAIS-Ingest  

Deze software bestaat uit twee componenten:  MAIS-Pre-ingest en MAIS-Ingest

  • MAIS-Pre-ingest
    • Bij de ontvangst van archiefmateriaal controleert MAIS-Pre-ingest de bestanden op virussen en op het formaat (wordt het geaccepteerd?). Daarnaast controleert MAIS-Pre-ingest of de bestanden en de ontvangen metadata voldoen aan de vooraf in te stellen standaard. Waar nodig maakt de software het mogelijk aanvullingen te doen op de metadata. Daarmee wordt de daadwerkelijk ingest voorbereid.
      Standaarden kunnen in MAIS-Flexis naar behoefte ingericht worden (bijv. TpRO voor Rijksarchieven, TMLO voor archieven van lokale overheden, Dublin Core voor beeldmateriaal, etc.).

      Zelfregulerende Ingest
      Bij de ingest kunnen de metadata van de digitale documenten worden verrijkt, geordend en gestructureerd. De zelfregulerende ingest-procedure controleert, corrigeert en valideert de binnenkomende data op juistheid en bruikbaarheid. Wordt een vergelijkbare dataset bijv. maandelijks aangeleverd dan zal de software dit herkennen en de ingest-procedure uitvoeren die voor deze dataset vereist is. Uiteraard wordt dit proces gemonitord en kan er, indien nodig, tussentijds worden bijgestuurd.

      Zelf in te richten Ingest
      U heeft als archiefdienst te maken met mogelijk 10-tallen archiefvormers, die ieder hun eigen bronnen zullen hebben. De diversiteit van het te ontvangen en te beheren archiefmateriaal kan daarom groot zijn. De MAIS-Ingest kan eenmalig per bron worden ingericht. Dit verwerkingsmodel wordt bewaard voor hergebruik en kan door de beheerder worden gekopieerd en aangepast aan andere bronnen. Zo kunnen ook kleine verschillen in bronnen eenvoudig worden verwerkt.

  • MAIS-Ingest
    • Voldoet de ontvangst van het archiefmateriaal aan de gestelde standaard, dan kan met een spreekwoordelijke druk op de knop de Ingest wordt uitgevoerd. De bestanden zullen worden opgenomen in de duurzaam digitale opslag en de metadata kunnen in MAIS-Flexis worden opgenomen en/of in de duurzame opslag.


MAIS-Flexis en Duurzame Digitale Opslag

  • MAIS-Flexis is dè archiefapplicatie van Nederland
    • Ook voor uw digitale depots hebt u met MAIS-Flexis de regie over uw archiefinformatie. Welke gegevens zijn openbaar, wie is eigenaar, wat is de staat van het materiaal, hoe staat het met de leesbaarheid, wie heeft een ontheffing en voor welke periode, welk archiefmateriaal heeft de bewaartermijn bereikt, etc.?

      Doordat MAIS-Flexis meerdere (open) standaarden (CMIS, Swift, CIFS, S3) ondersteunt, is communicatie mogelijk met nagenoeg alle Duurzaam Digitale Opslagsystemen die deze standaarden ook ondersteunen.

      Wij bieden in ons duurzame opslagsysteem standaard een geografisch gescheiden opslag voor de prijs van een enkelvoudige opslag. Vanaf “heden” zal alle opslag geografisch gescheiden zijn.

      Voor de opslag van digitaal materiaal kunt u gebruik maken van onze opslagfaciliteiten, maar ook kunt u kiezen voor opslag op uw eigen server of voor opslag bij derden.

      Alle functies die voor het papieren archief worden gebruikt zijn ook voor het digitale archief beschikbaar. Op deze wijze ondersteunt MAIS-Flexis ook gedurende de transitie naar een digitale omgeving uw beheersproces.

      De architectuur van MAIS-Flexis is zodanig dat het beheer van papieren archief en digitaal archief met één applicatie kan worden uitgevoerd.


Presentatie van digitaal archief met MAIS-(Meta)DataWebServices

  • MAIS-(M)DWS ook geschikt voor digitaal archiefmateriaal
    • Het doorzoeken en het presenteren van digitaal “geboren” archiefmateriaal zal niet afwijken van analoog archief.

      MAIS-(M)DWS is uiteraard ook geschikt voor uw digitale archiefmateriaal. Wat voor analoge bronnen geldt, gaat ook op voor de digitale. Daarmee kunnen alle archieftoegangen via hetzelfde medium beschikbaar worden gesteld aan uw bezoekers.


Huidige stand van zaken

  • Archieven.nl
    • Archieven.nl heeft zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot hèt archiefportaal voor Nederland. Archiefbescheiden van uiteenlopende soort kunnen op een natuurlijke wijze beschikbaar worden gesteld aan de gebruiker.

      Inmiddels ontsluiten al meer dan 80 archiefinstellingen al hun materiaal via Archieven.nl. Er zijn reeds 22 miljoen gedigitaliseerde pagina’s van in totaal 438.000 inventarisnummers beschikbaar. Dit betekent dat van de in totaal 9,4 miljoen inventarisnummers al meer dan 4,6 % integraal ontsloten is.

      Met behulp van MAIS-(M)DWS, een webservices API,  zijn alle gegevens van archieven.nl ook beschikbaar via de websites van de deelnemende archiefdiensten.

  • Ook voor andere bronsystemen
    • Archieven.nl kan ook gegevens ontvangen uit andere archiefbeheersystemen. Archiefbeschrijvingen die beschikbaar zijn in een open format (bijv. EAD/xml, Dublin Core, ALTO/xml, etc) kunnen eenvoudig worden geïmporteerd. 

 

adv-foto

U kunt ons bereiken op 050-3112600 of stuur een mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Agenda

12 en 13 juni 2017
Zijn wij aanwezig op de KVAN-dagen in het Energiehuis te Dordrecht

14 en 15 september 2017
Bezoek onze stand bij Informatie aan Zee te Oostende

Trainingen

<< Maart 2017 >> 
 ma  di  wo  do  vr  za  zo 
    1  2  3  4  5
  6  7  8  9101112
13141516171819
20212223242526
27293031