Dhr. F. Oosterhuis vertelt over de dossiermodule

Een enthousiaste gebruiker, Fred Oosterhuis, vertelt over de dossiermodule MAIS-Flexis.

De dossiermodule, een klein onderdeel van wat DE REE archiefsystemen u kan bieden

DE REE archiefsystemen heeft mij gevraagd kort iets te schrijven over de dossiermodule voor  semi-statische archieven en daar werk ik graag aan mee. Genoemde module, die ook te gebruiken is voor dynamische analoge archieven, is in samenwerking tussen de gemeente Boarnsterhim en de Ree ontwikkeld.  

De opbouw volgt de gelaagde structuur (van algemeen naar bijzonder) van de Basis Archief Code voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties. Zo is het dus mogelijk om omschrijvingen van archivalia tot op detailniveau vast te leggen.

Wij hebben voor de volgende opzet gekozen:

• Zowel de dossieromschrijvingen áls de beschrijvingen van de tabs én sub-tabs zijn opgenomen.
• We maken gebruik van ‘sjablonen’  voor dossierseries, persoonsdossiers, milieuvergunningen, bodemonderzoeken en omgevingsvergunningen

In onze gemeente hebben we de oude “klappertjes” met  inlegvellen, waar de dossieromschrijvingen met plaatsingsnummers  vroeger op werden getypt, geheel overgenomen in de dossiermodule.

Voor organisaties, die de semi-statische archieven ook nog op de analoge manier (“klappertjes”) hebben ontsloten, is de dossiermodule zeker een aanrader. Je kunt het hele archief, zowel de te bewaren als op termijn te vernietigen dossiers perfect doorzoeken en het is een zeer goede toegang voor de latere beschrijvende inventarisatie van de archieven.

Een van de functionaliteiten, die hier ook genoemd moet worden, is de mogelijkheid lijsten te maken. Zo kun je alle te vernietigen dossiers in een bepaald jaar op lijsten uitprinten en bij het proces verbaal van vernietiging voegen.

Hieronder ziet u een gedeelte uit onze ‘dossierinventaris’ in MAIS.

Ik hoop u zo een kort beeld te hebben geschetst van de dossiermodule van MAIS-Flexis, hetgeen uiteraard nog maar een klein onderdeel is van wat DE REE archiefsystemen u kan bieden.

F.J. Oosterhuis, senior medewerker Archief gemeente Boarnsterhim.