Dossieradministratie
Dossieradministratie voor semi-statische archieven
Binnen het archiefbeheer spreek je over drie soorten, fases, van het archief.
Zo heb je het over:
- Een dynamisch archief: dit is een actueel archief dat regelmatig geraadpleegd wordt.
- Een semi-statisch archief: archiefbestanddelen worden nog incidenteel aangevuld maar de bewaartermijnen zijn nog niet verstreken
- Een statisch archief: het archief nog slechts incidenteel geraadpleegd, de voor vernietiging in aanmerking komende archiefstukken worden verwijderd en al dan niet vernietigd.
In de statische fase kan het archief ook worden overgebracht. Het statisch archief wordt ook wel het historisch archief genoemd.
Dossieradministratie richt zich op het waarderen en bewaren van gegevens.
Wat kunt u met dossieradministratie van DE REE?
In samenwerking met de Gemeente Boarnsterhim hebben wij een effectief model voor het beschrijven van de dossieradministratie in MAIS-Flexis uitgewerkt.
- De mogelijkheden zijn zeer uitgebreid
-
- Het model voorziet in de mogelijkheid dossiers in MAIS-Flexis te beschrijven. Dit gebeurt in een hiërarchisch opgebouwde inventaris.
- Dossiers kunnen worden opgedeeld in tabbladen of deeldossiers.
- Dossiers worden gerelateerd aan de landelijke stukkenlijst. Deze uitgave van SDU/Doxis vormt een hulpmiddel voor de interpretatie van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen.
- Op basis van de relatie met de selectielijst wordt door het systeem bepaald of een stuk voor vernietiging vatbaar is of dat het bewaard moet worden. Tevens wordt de bewaartermijn bepaald.
- Te vernietigen dossiers komen in het jaar dat ze voor vernietiging in aanmerking komen op de concept vernietigingslijst.
- Te bewaren dossiers komen in een bewaarblok (10 jaar), waarvoor de basis gelegd is bij het inventariseren.
- Bij de gemeente Boarnsterhim hebben ze voor de volgende opzet gekozen
-
- Zowel de dossieromschrijvingen áls de beschrijvingen van de tabs én sub-tabs zijn opgenomen.
- We maken gebruik van ‘sjablonen’ voor dossierseries, persoonsdossiers, milieuvergunningen, bodemonderzoeken en omgevingsvergunningen.
De oude “klappertjes” met inlegvellen, waar de dossieromschrijvingen met plaatsingsnummers vroeger op werden getypt, zijn geheel overgenomen in de dossiermodule.
Het hele archief, zowel de te bewaren als op termijn te vernietigen dossiers zijn perfect te doorzoeken en het is een zeer goede toegang voor de latere beschrijvende inventarisatie van de archieven.
Een van de functionaliteiten, die hier ook genoemd moet worden, is de mogelijkheid lijsten te maken. Zo kun je alle te vernietigen dossiers in een bepaald jaar op lijsten uitprinten en bij het proces verbaal van vernietiging voegen.
- Fred Oosterhuis vertelt het u graag zelf
