Archieftoegangen

  • Delen via Google+

Het archief toegankelijk maken

Een archieftoegang bevat een overzicht van beschrijvingen van archiefstukken die deel uitmaken van een archief. Vaak bevat een archieftoegang ook een inleiding met veel achtergrondinformatie over de geschiedenis van het archief of van de archiefvormer (degene die het archief heeft samengesteld).
Je zou dus kunnen zeggen dat een archieftoegang het archief toegankelijk maakt, het bepaalt de kern van de informatiehuishouding van een archiefdienst.

  • Archieftoegangen maken archief toegankelijk
    • Het overzicht van beschrijvingen van archiefstukken, oftewel de inventaris, is hiërarchisch opgebouwd. Rubrieken geven structuur aan de informatie en maken deel uit van de beschrijving.

      Een archief kan nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Vooral genealogische bronnen zijn vaak nader toegankelijk.

      Het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis en de internetprogrammatuur MAIS-(M)DWS van DE REE archiefsystemen biedt de mogelijkheid om archieftoegangen vakkundig en systematisch te beschrijven, te beheren en te ontsluiten via internet.

  • Archieftoegangen, spin in het web met MAIS-Flexis
    • De archieftoegangen bepalen de kern van de informatiehuishouding van een archiefdienst.

      Aan de archiefstukken:

      • wordt de depot- en studiezaaladministratie verbonden;
      • worden nadere toegangen aangelegd voor nog meer details;
      • worden in de archiefbank scans van de archiefstukken gekoppeld.

      Met MAIS-Flexis heeft u uitgebreide mogelijkheden voor concordantie, trefwoorden etc. Door archieftoegangen te voorzien van categorieën wordt automatisch een archievenoverzicht verkregen. Uiteraard is het mogelijk ook aparte archieven- of archiefvormersoverzichten te vervaardigen.

      De mogelijkheden die MAIS-Flexis u biedt zijn zeer uitgebreid:

      • de grafische userinterface ondersteunt het vervaardigen van een hiërarchische
        (boom-)structuur;
      • relaties met archiefvormers zijn volgens de laatste inzichten te creëren;
      • trefwoorden en trefwoordregisterfuncties zijn beschikbaar;
      • u kunt concordanties en ompaklijsten opstellen;
      • MAIS-Flexis biedt zeer uitgebreide depot- en studiezaalfuncties.

      U kunt hier meer lezen over de specificaties van het MAIS-Flexis collectiebeheersysteem.

  • Uw archieftoegang online met MAIS-(M)DWS
    • MAIS-(M)DWS verzorgt de upload van uw archieftoegang naar het internet. Met deze toepassing kunt u uw archieftoegang en plaatsingslijst, conform EAD-standaarden online aanbieden. De uitgebreide zoekfuncties en mogelijkheden voor het toevoegen van beeldmateriaal maken uw archieftoegang aantrekkelijk en toegankelijk voor bezoekers.

      Wilt u EAD-documenten rechtstreeks uploaden naar MAIS-(M)DWS kan dat natuurlijk ook..
      Lees hier meer over MAIS-(M)DWS voor uw archieftoegang.

  • Conversie van getypte inventarissen
    • De overgang van getypte inventarissen naar archieftoegangen in MAIS-Flexis wordt gerealiseerd door conversie. Hiervoor heeft DE REE archiefsystemen software ontwikkeld die de tekst in Word (of ander formaat) analyseert en markeert. Vervolgens kan de tekst in de MAIS-Flexis–database worden ingelezen.

      Dit gehele proces zorgt ervoor dat de beschrijvingen ‘geïndividualiseerd’ worden en dat daarmee de archieftoegangen, in de hiërarchie van de inventaris, kunnen worden doorzocht.
      Aan individuele beschrijvingen kunnen op eenvoudige wijze gegevens worden toegevoegd, zoals depotinformatie, nadere toegangen en een koppeling naar scans van het archiefstuk.
      Ook worden de concordanties geconverteerd naar de geïndividualiseerde beschrijvingen.

      Dit zijn grote voordelen van een geconverteerde inventaris ten opzichte van de oorspronkelijke getypte inventaris.

      Sinds 2001 hebben wij al meer dan 30.000 inventarissen geconverteerd naar MAIS-Flexis. Wij kunnen daarom een zeer hoge kwaliteit garanderen voor een redelijke prijs.

      Lees hier meer over conversies van DE REE archiefsystemen.

  • Gebruik van standaarden
    • MAIS-Flexis is dé oplossing voor het toegankelijk maken van uw archieftoegang (inventaris). Op basis van nationale en internationale standaarden (ISAD(G), ISAAR(CPF) kan archiefmateriaal van verschillende soorten worden ontsloten. Standaardinrichtingen zijn aanwezig, zodat u snel aan de slag kunt.

      Uitvoer van informatie is mogelijk in o.a. EAD/XML, Word, Excel en PDF.

  • Voorbeeld van hoe u kunt zoeken in een archieftoegang
    • Volgens de ISAD-standaard voldoet elke beschrijving aan de zoekvraag wanneer de top ook voldoet. We hebben besloten om nu een niveau dieper te zoeken, waardoor het  zoeken van beschrijvingen onder de top veel eenvoudiger wordt. Het  wordt nu dus nog gemakkelijker uw zoekterm te traceren.

      Onderstaande afbeelding illustreert dat heel duidelijk. Wanneer u bijvoorbeeld zoekt op ‘Dolhuis” zal dit woord niet alleen in de top van een archieftoegang geel gearceerd oplichten, ook in de onderliggende beschrijvingen.

  • Archieftoegangen voor het MAIS-Flexis tijdperk
    • Tot het begin van deze eeuw was het gebruikelijk inventarissen met een typemachine of tekstverwerker te vervaardigen. De archiefstukken werden met de hand beschreven op fiches. Deze fiches werden op een voor de archivaris logische wijze geordend, gerubriceerd en genummerd. Gelijksoortige archiefstukken zoals agenda’s, notulen, e.a. werden in series beschreven waardoor uiteindelijk slechts een jaartal nodig was om het archiefstuk te onderscheiden van ander archiefstukken.

      Met de komst van MAIS-Flexis werd de werkwijze anders. De archiefstukken worden nu direct beschreven in MAIS-Flexis en direct geordend tijdens het beschrijven. De inventaris wordt automatisch geordend op de beschreven kenmerken zoals rubriek, datering en beschrijving. Als het gehele archief beschreven is kan de inventaris genummerd worden volgens een vooraf bepaalde methode.

Agenda

11 september 2017
Slotbijeenkomst PID's in MAIS-(M)DWS bij het Regionaal Archief Rivierenland

14 en 15 september 2017
Bezoek onze stand bij Informatie aan Zee te Oostende

7 november 2017
Gebruikersdag GV MAIS, locatie: Het Utrechts Archief

8 november 2017
ALV gebruikersvereniging MAIS, locatie: Stadsarchief Rotterdam

Trainingen

<< Augustus 2017 >> 
 ma  di  wo  do  vr  za  zo 
   1  2  3  4  5  6
  7  8  910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Scanning on Demand

Scanning on Demand

Met de archiefbankfuncties!