Archiefbankfuncties

De laatste jaren wordt er steeds meer archiefmateriaal gedigitaliseerd. Initiatieven als het Metamorfoseproject hebben hieraan een belangwekkende bijdrage geleverd. Natuurlijk moeten al die gedigitaliseerde documenten zorgvuldig worden beheerd maar daarnaast moeten ze ook worden gekoppeld aan beschrijvingen in de archieftoegangen.

Dit kan met onze archiefbankfuncties. Deze kunt u op meerdere manieren inzetten en toepassen. Welke onderdelen u gebruikt en wat de impact hiervan is op de gehele organisatie kunt u zelf bepalen. Van archiefbeheer tot frontoffice en van contact met de eigen bezoekers in de studiezaal en op het internet, het is allemaal mogelijk.

Met de archiefbankfuncties kunt u:

• Het scanproces begeleiden
  • • scannen op basis van raadpleegfrequentie of kwaliteit
    • scannen op verzoek van de internetbezoeker (scanning on demand)
    • orderbon t.b.v. leverancier of scanafdeling
    • depotregistratie
    • blokkeren van aanvragen tijdens het scannen
      
      
• Automatisch gedigitaliseerde bestanden koppelen

  • Met de archiefbankfuncties koppelt u scans automatisch aan het inventarisnummer. Hierbij maken we gebruik van een scantoegang, waardoor het niet noodzakelijk is de archieftoegang bij iedere upload van scans (via FTP) opnieuw te verversen. Wanneer de scans een correcte naamgeving hebben, worden bestanden automatisch gekoppeld.

    Scans kunt u in MAIS-Flexis beschrijven. Dat is ook mogelijk door volautomatisch EXIF-data uit het digitale bestand te extraheren.

    Er worden verschillende naamgevingsmethodieken ondersteund.

• Bezoekers via e-mail informeren over gescande stukken

  • Als een archiefstuk op verzoek van een internetbezoeker is gedigitaliseerd, kan deze bezoeker automatisch een e-mail ontvangen met informatie over de beschikbaarheid van het aangevraagde stuk. Hiervoor zijn aanpasbare e-mailsjablonen beschikbaar.

• Scans gratis ter beschikking stellen in de studiezaal, en tegen betaling via internet

  • Uw bezoekers kunnen scans gratis of tegen betaling bekijken en downloaden. In het algemeen kunnen bezoekers op de studiezaal van de archiefdienst stukken gratis inzien. Met een aan te schaffen creditssaldo kunnen bezoekers scans via internet downloaden en inzien.

    U kunt de prijs van een scan bij het stuk vastleggen. Uiteraard kunt u ook kiezen voor een standaardprijs.

    Het creditssaldo is een initiatief van de klanten van DE REE archiefsystemen. De gestaffelde aanschafprijs voorziet in een korting aan grootgebruikers zoals historici.

    Het systeem maakt het mogelijk bezoekers of speciale groepen (studenten, vrijwilligers, archiefvormers) gratis stukken te laten bekijken en te downloaden gedurende een bepaalde periode en binnen bepaalde archieftoegangen.

• Gebruikmaken van een online kassa

  • De online-kassa van DE REE archiefsystemen regelt het betalingsverkeer van alle deelnemende organisaties.

    Aanschaf van:

    • Creditsaldo
    • digitale foto’s en akten tegen betaling
    • boeken en andere te verzenden artikelen (incl. verzendkosten)
      
      

    Afrekenen met:

    • iDeal
    • Creditcard (binnenkort beschikbaar)
      
      
• Uw bezoekers een persoonlijk account bieden: “Mijn studiezaal”

  • Internetbezoekers kunnen een persoonlijk account openen voor diverse bestaande en nog te ontwikkelen functies. We noemen dit persoonlijke account “Mijn studiezaal”.

    Bestaande functies van “Mijn studiezaal” zijn:

    • Beheer creditssaldo
    • Beheer downloads
    • Overzicht gekochte scans
    • Vanaf huis aanvragen
    • Automatisch formulieren invullen
    • Foto’s kopen
    • Persoonlijk gegevens beheren, zoals username (= e-mailadres), wachtwoord en adres
      
      

    Verwachte uitbreidingen op “Mijn studiezaal”:

    • Vastleggen favorieten
    • Notities maken
    • Markeren en groeperen van interessante beschrijvingen
    • Overzicht laatste zoekacties en bekeken archiefstukken
    • Uitbreiding reageren op stukken en tonen ervan op internet.
• Scans op diverse manieren beschikbaar stellen

  • Er zijn diverse functies voor de manier waarop u scans beschikbaar stelt:

    • Scans worden afhankelijk van het formaat geconverteerd naar tiled tiff. Hierdoor kan de bezoeker diep  inzoomen op details, met behoud van scherpte.
    • Van scans (en andere digitale bestanden) worden automatisch thumbnails vervaardigd
    • Desgewenst kunnen de bestanden worden voorzien van een watermerk
    • Bezoekers kunnen d.m.v. een loepfunctie niet-aangeschafte scans inzien
    • Bij het inzien van de digitale bestanden hebben bezoekers, afhankelijk van het formaat, diverse viewers ter beschikking. Functies zijn o.a. inzoomen, bladeren door scans, roteren, aanpassen contrast, etc.