Historie

Van de historie van een bedrijf kun je veel leren. Met welke intentie is het bedrijf gesticht, wat is de achtergrond van de oprichter, wat zijn de persoonlijke motieven en hoe zijn de medewerkers betrokken bij de onderneming?

Wat zijn de ontwikkelingen die we hebben we doorgemaakt en wat is onze huidige marktpositie?

• Van DE REE intermediairs naar DE REE archiefsystemen

  • Na diverse functies in de Groninger karton- en papierindustrie (1975-1984) en in de aardappelmeelindustrie (1984-1996) start Erik de Ree in 1997 zijn bedrijf. Met zijn zeer ruime ervaring op het gebied van automatisering en zijn inzicht in vele bedrijfsprocessen, vindt hij de tijd rijp om deze kennis en ervaring vanuit een eigen bedrijf te delen met klanten.

    Vanuit de eenmanszaak, DE REE intermediairs aan de Oude Ebbingestraat 8b in Groningen, adviseert Erik twee jaar lang bedrijven bij de keuze en implementatie van software. Dat loopt voorspoedig. De Ree intermediairs bouwt een interessante klantenkring op bij bedrijven en overheidsorganisaties.

    In 1999 ontstaat het besef dat er meer nodig is om een bestaanszekerheid als bedrijf op te bouwen, dan alleen consultancy tussen aanbieders en gebruikers van software.
    De Ree wil een concreet eigen product gaan leveren, en de keuze valt op een product voor de archiefwereld.

    Dat is geen onlogische keuze. Een van de klanten is de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) te Veendam. Een bedrijf dat Erik al sinds 1993 heeft geadviseerd en waarvoor diverse systemen waren ontwikkeld.
    Bij toeval blijkt juist in dat jaar het Algemeen Rijksarchief (ARA) zijn softwaresysteem Micro Archief Informatiesysteem, kortweg MAIS, te gaan afschaffen.
    De Ree ziet hier mogelijkheden in en kan het systeem van het ARA overnemen.

    Het doel, een eigen product, is bereikt. En daarmee begint een indrukwekkend ontwikkelproces dat het bedrijf zal doen uitgroeien tot dé specialist in softwaresystemen ten behoeve van de archiefwereld.

    Ook de klantenkring van MAIS wordt door De Ree overgenomen. Deze gebruikers krijgen de belofte dat de software zal worden gemoderniseerd en uitgebreid.

    Om de keuze voor een andere markt ook in de naamgeving te onderstrepen, wordt vanaf 1999 de naam
    DE REE archiefsystemen gevoerd. Het bedrijf zetelt niet meer aan de Oude Ebbingestraat maar aan de T.W.S. Mansholtstraat 46, eveneens in Groningen.

• van MAIS naar MAIS2000 naar MAIS-AO naar MAIS-Flexis!

  • De eerste klus is MAIS millenniumproof te maken. De naam wordt omgedoopt in MAIS2000.

    De focus ligt in eerste instantie op de inhoud van de database.

    • MAIS-AO (2000-2004)

      • De eerste uitbreiding op MAIS2000 is MAIS-AO. Deze versie werd gezamenlijk ontwikkeld met onze toenmalige klanten. De uitbreiding voorziet in het genereren van archievenoverzichten in een hiërarchische structuur. Een elektronische versie van de Samson-serie uit de jaren 70 en 80. MAIS-AO is een eerste stap om het elektronisch bladeren in de archieven te structureren.

    • MAIS-Flexis (2002-heden)

      • Op basis van de ervaringen vanuit de conversies en de vele gesprekken met onze gebruikers is De Ree vanaf 2002 in staat om MAIS op een geheel nieuwe manier te ontwerpen. Het is dan ook tijd om de naam van het product te veranderen.

        MAIS blijft, Flexis wordt toegevoegd.

        De bouw start in 2002 en de eerste versie wordt gelanceerd in 2003.

        In deze eerste versie wordt al meteen ingezet op het brede spectrum van al het archiefgoed: niet alleen archiefinventarissen, maar ook beeldbanken, bibliotheken en alle type persoonsgebonden informatie moeten met deze versie kunnen worden ontsloten.

        Het fundamentele uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling van MAIS-Flexis is dat het een systeem moet zijn dat alles kan wat een archiefdienst of een collectiebeheerder nodig heeft.

        Eén systeem waarmee elk soort materiaal kan worden beschreven, en waarmee alle overige werkzaamheden rond een archief of collectie kunnen worden geautomatiseerd en beheerd.

        Zodra de eerste versie met honderden extra functies aan de gebruikersvereniging wordt getoond, ontstaat er al een roep om nog meer functionaliteit.

        Daarna worden diverse nieuwe versies van MAIS-Flexis uitgebracht, vaak meerdere per jaar en bijna altijd zonder aanvullende investeringen van onze klanten.

    • Versies MAIS-Flexis (2003 – heden)

      • De belangrijkste verbeteringen in de betreffende versies:

         

        Versie		Datum	Belangrijkste uitbreidingen of verbeteringen
        MAIS-Flexis 2.1		Januari 2005	Depot- en studiezaalbeheer.
        MAIS-Flexis 2.3		Juni 2005	Taalafhankelijk. Vanaf dan beschikbaar in Duits en Engels. De Duitse versie wordt voortdurende bijgewerkt door een Duitse archivaris en is dus volledig aangepast op de Duitse situatie
        MAIS-Flexis 3.2		Januari 2006	Uitfasering MAIS-AO. Integratie van archievenoverzicht in MAIS-Flexis. Relaties en verwijzingen worden mogelijk gemaakt.
        MAIS-Flexis 3.3		Augustus 2006	Veel verbeteringen in de depotregistratie en studiezaalfuncties.
        MAIS-Flexis 3.5		Mei 2007	Het begrip vestigingen wordt geïntroduceerd. Meerdere bezoekadressen binnen een archiefdienst. Daarnaast veel verbeteringen in de beschrijvingsmodule: invoeren reeksen.
        MAIS-Flexis 4.1		Augustus 2007	Acties op toegangen uitvoeren (in bulk). Sneltoetsen toegevoegd. Optie tot wijzigen wachtwoord.
        MAIS-Flexis 4.2		Maart 2008	Functie toegevoegd waarmee gedeeltes van een toegang kunnen worden uitgesloten van uitvoer; veel kleine verbeteringen.
        MAIS-Flexis 5.1		November 2008	Relatieflexvelden en contexttoegangen.
        MAIS-Flexis 5.3		November 2009	Eerste versie van archiefbankfuncties. Categorieën van toegangen (t.b.v. zoeken in MAIS-Internet). Excelimportfuncties.
        MAIS-Flexis 6.1		Juni 2010	Verfijning archiefbankfuncties. Vernieuwing MAIS-Flexis Web. Metagegevens uitlezen uit gekoppelde bestanden en overnemen naar flexvelden. PDF-uitvoer.
        MAIS-Flexis 6.3		November 2010	Verfijning archiefbankfuncties (koppelen van scans), spellingcontrole, GeoCoderen, verfijning MAIS-Flexis Web.
        MAIS-Flexis 6.5		Januari 2012	Grote aanpassing wat betreft werken met toegangsgroepen en nadere selecties: lijstweergave in module Beschrijven. Verfijning archiefbankfuncties (koppelen van scans). Autorisaties op toegangen d.m.v. profielen. Taken in de achtergrond uitvoeren (b.v. exports). Gesloten dagen van studiezaal.
        MAIS-Flexis 7.0		April 2013	Onderliggend platform Java is volledig vernieuwd van Java 1.3 naar Java 1.6
        MAIS-Flexis 8.1		Juli 2014	Nieuw is de Module Behoud, schade aan stukken kan nu gemeld worden, behandelplannen opgesteld. Ook nieuw is de Rappèlfunctie, na een gekozen termijn herinneringsberichten worden verstuurd naar aanvragers van stukken.
        MAIS-Flexis 8.2		Eind 2014	Deze versie legt de focus op de optimalisering van de gebruikerservaring
        MAIS-Flexis 9.0		Eind 2015	We zijn overgestapt op APEX en sluiten hiermee het JAVA-tijdperk af.

• Kwaliteitsverbetering door Conversies (1999-heden)

  • De MAIS-database was in veel gevallen leeg of bijna leeg. Om het belang van het product te vergroten, ziet De Ree in dat de gebruikers allereerst geholpen moeten worden met de conversies van bestaande inventarissen naar de MAIS-database.

    De bestaande inventarissen bestonden voornamelijk in WordPerfect, Word of getypte vorm. Dankzij de gestructureerde manier van werken bij archiefdiensten (volgens het standaardwerk Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van Muller, Feith en Fruin) slaagt De Ree erin een tool te ontwikkelen waarmee semi-automatisch conversies kunnen worden uitgevoerd. Met deze tool zijn door de medewerkers van De Ree intussen ruim 30.000 inventarissen geconverteerd.

    De conversiewerkzaamheden zijn bedoeld om de archiefbeschrijvingen te individualiseren en in een door een computer te interpreteren hiërarchie te plaatsen.
    Maar met dit belangrijke werk worden ook aanvullende werkzaamheden ter hand genomen:

    • het elimineren van spaties in rubriekstitels,
    • het voorkomen van afkortingen,
    • het verbeteren van schrijffouten

    Het resultaat is zoals de markt het verwacht. Goed!

    Door de conversies is de gebruiker nu in staat nadere toegangen en toegangen met scans aan de beschrijvingen te relateren.
    
    Een uitstekende basis voor Archiefbank en het in context plaatsen van Indexen.

• www.archieven.nl (1999-heden)

  • Naast de conversies begint De Ree ook al meteen in 1999 met de ontwikkeling van www.archieven.nl .

    Het idee om één portal te creëren waarmee alle archieftoegangen van Nederland doorzoekbaar zouden worden, is – zeker voor die tijd en gezien de toenmalige stand van de internettechniek - een ambitieus streven.

    Op de KVAN-studiedagen in 2000 presenteert het bedrijf een eerste versie van de archieven.nl-website. De belangstelling is enorm. Voor het eerst is zoeken in de hiërarchie van een archiefinventaris mogelijk.
    Veel bezoekers aan onze geïmproviseerde stand gaan naar huis in de wetenschap dat het mogelijk is om over meerdere archiefdiensten tegelijk te zoeken. Ze zijn zeer gemotiveerd om er meer van te willen weten.

    De eerste klanten getuigden van moed door mijn verhaal serieus te nemen, stelt Erik de Ree. "Het was puur een verhaal dat je geloven moest, vergelijkingsmateriaal was er nog niet". Gelukkig bleek al snel dat De Ree een vooruitziende blik had.

    De daaropvolgende 13 jaar bouwt De Ree, vanaf de Lijnbaanstraat 2 in Groningen, archieven.nl uit tot een portal waar eind 2014, 80 archiefdiensten aan deelnemen en waar bezoekers in ruim 100 miljoen beschrijvingen van archiefstukken, waarvan 51.735.764 personen, kunnen zoeken.

    We zijn hiermee hofleverancier voor het Europees Archief Portal.

• MAIS-(Meta)DataWebServices, voorheen MAIS-Internet

  • De software die op archieven.nl en bij onze klanten wordt gebruikt heet MAIS-(M)DWS.

    Terwijl de concurrentie zich bezig hield met beeldbanken en bibliotheken, concentreerden wij ons eerst op de complexe presentatie van Archieftoegangen en Archievenoverzichten. Toen we deze functies goed onder de knie hadden en MAIS-Flexis vorm had gekregen, werden ook steeds vaker andere collecties (bijv. beeldbank met galerieweergave en bibliotheekcollectie) verwerkt.

    Vanaf 2003 komen de eerste nadere toegangen in MAIS-(M)DWS, voorheen MAIS-Internet.

    In 2005 wordt samen met de Noordelijke Audiovisuele Archieven (NAVA) de filmpresentatie ontwikkeld met streaming video.

    Vanaf 2008 wordt gewerkt aan een geheel nieuwe internettechniek: de webservices.
    
    De resultaten gaan in 2010 in productie en betekenen een enorme verbetering in de mogelijkheden MAIS-(M)DWS in de websites van onze klanten te implementeren. Men is beter vindbaar door zoekmachines als Google, en de websites voldoen aan de webrichtlijnen van de overheid.

    Met de afronding van de webservices wordt vanaf 2010 de database beheerd in de Toolbox van MAIS-(M)DWS. Ook functies die gerelateerd zijn aan de archiefbank komen in productie.

    Vanaf 2011 werden de persoonsgebonden toegangen geüniformeerd onder invloed van WieWasWie. Uitwisselingsprotocollen als A2A en OAI-PMH werden uitgewerkt.

• DE REE archiefsystemen

  • In de afgelopen 20 jaar is er een hecht en professioneel team ontstaan. Kernwoorden zijn: saamhorigheid van de medewerkers, passen in het team, nauw verbonden met het bedrijf en onze klanten. Dit blijkt uit alle persoonlijke verhalen.

    Wij zijn ook flink gegroeid. MAIS-Flexis wordt inmiddels gebruikt door vele toonaangevende archiefdiensten en collectiebeherende instellingen. Het is het allround systeem om archieven en collecties te beheren en te beschrijven. 70% - 80% van al het in Nederland bestaande, historische archiefmateriaal is inmiddels met behulp van MAIS-Flexis ontsloten.