Zodra uw organisatie data naar ons kantoor of naar één van onze medewerkers stuurt met het verzoek hier iets mee te doen, wordt dit beschouwd als een opdracht tot verwerking zoals gedefinieerd in de AVG. DE REE archiefsystemen neemt geen verantwoordelijkheid voor de beveiliging van data tijdens de aanlevering hiervan, tot het moment van ontvangst. Bij aanlevering van data adviseert DE REE archiefsystemen daartoe een beveiligd kanaal te gebruiken.
Indien aangeleverde data persoonsgevoelige informatie bevat in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), dient de opdrachtgever dit vooraf aan de aanlevering van de data aan te geven bij DE REE archiefsystemen. De opdrachtgever dient eveneens vooraf aan de opdracht aan te geven indien zij hierbij aanvullende beveiligingsmaatregelen vereisen. Voor aanvullende maatregelen kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.
Zodra wij een harde schijf ontvangen namens uw organisatie sturen wij per e-mail een ontvangstbevestiging naar u. De schijf wordt verwerkt in de administratie van DE REE archiefsystemen en krijgt hierbij een nummer. Na afronding en goedkeuring van de afgesproken dataverwerking sturen wij de harde schijf standaard binnen 6 maanden aangetekend retour. Het is daarom belangrijk dat u bij verzending al een contactpersoon aangeeft naar wie wij deze bevestiging kunnen sturen.
DE REE archiefsystemen adviseert om harde schijven die persoonsgevoelige data bevatten, vooraf aan het verzenden te versleutelen ter beveiliging van de data. Op verzoek van de opdrachtgever kunnen wij de harde schijf, indien nog niet versleuteld, bij retourzending versleutelen. Hiervoor kunnen redelijkerwijs kosten in rekening worden gebracht (standaard uurtarief).
Bij het aanleveren van data dient het volgende formulier te worden ingevuld en meegeleverd met de data: Registratieformulier_externe_harde_schijven_met_logo_v3.3.pdf
Het aansprakelijkheidsformulier voor het vervoeren van harde schijven door een van onze medewerkers, vindt u hier: Aansprakelijkheidsverklaring_v1_2019.pdf
DE REE archiefsystemen is gesloten op:
- Tweede Paasdag
- Koningsdag
- Hemelvaartsdag
- Tweede Pinksterdag
- Eerste en Tweede Kerstdag
- Nieuwjaarsdag
Op 1 juni 2023 zijn wij vanwege de viering van ons 25-jarig jubileum vanaf 13.00 uur gesloten.
Workshops:
Woensdag 10 mei 2023
Dinsdag 12 september 2023
Maandag 6 november 2023
Gebruikersdag:
Maandag 27 november 2023 bij Het Utrechts Archief
