Ervaring de politie: overbrengen archief in MAIS-Flexis

Door Harold Troost
 

Oorzaak en wens

Vanuit een inventarisatie op hoofdlijnen van fysieke archieven bij de politie werd in 2019 vastgesteld dat 5% van alle archieven in aanmerking komen voor blijvendeNPD bewaring, in meters uitgedrukt zo’n 2070 m¹.

Alle fysieke archieven van de 25 Regionale politiekorpsen, het Korps landelijke politiediensten (KLPD) en de voorziening tot samenwerking Politie Nederland (vtsPN), gevormd tussen 1993-2012, worden, voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overgedragen aan het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum.  Door de invoering van de “Politiewet 2012” en met de “Wet tot wijziging van de Politiewet 2012” van 20 december 2012 (zgn. “Reparatiewet”) zijn deze nog over te brengen archieven in beheer genomen door de politie.

Een werkgroep “overbrengen archief tot 2013” heeft zich gebogen over de vraag hoe de politie de archieven gaat overbrengen. Er kwam een Afbakening Beslisdocument en vervolgens een Plan van Aanpak waarin het ontbreken van een geschikte applicatie om de archiefbestanddelen te beschrijven als aandachtspunt werd benoemd. Bij een eerste verkenning werd al snel duidelijk dat MAIS-Flexis als SaaS-oplossing aan de gestelde wensen en eisen voldeed, voornamelijk omdat alle functionaliteiten en dienstverlening van MAIS-Flexis niet op de eigen politie server konden worden geïnstalleerd

Aanpak

Nadat de offerte was ondertekend zijn we aan de slag gegaan met het inrichten van de MAIS-Flexis module o.b.v. een door de politie gevormde metadataset en een voorlopig rubriekenstelsel.

In samenwerking met DOCFactory werden projectmedewerkers uit bestaande DIV-eenheden getraind in het bijbrengen van kennis en vaardigheden om te leren inventariseren.

Afgelopen mei startten de trainingen, georganiseerd door DE REE op de werkvloer, om 8 projectmedewerkers met MAIS Flexis te laten werken, waarvan aan drie medewerkers het applicatiebeheer werd toegewezen. Per regionaal politiekorps, het KLPD en vtsPN wordt een beschrijvende inventaris gemaakt. Er is inmiddels ook al een inleiding geschreven die de basis vormt voor alle over te brengen archieven. Ook zijn er in 2020 al contacten met het Nationaal Archief gelegd om in gezamenlijkheid vorm te geven aan dit project.

Ervaring

Opvallend positief zijn de ervaringen op de werkvloer met MAIS-Flexis, over het systeem zijn alle projectmedewerkers heel tevreden, het werkt “heel erg prettig, logisch en overzichtelijk”.

De training van Loes Roest, die was gericht op het functionele beheer, heeft voldoende houvast gegeven om te weten hoe je met het systeem kunt omgaan, je kunt op vrij eenvoudige wijze beschrijvingen wijzigen, verplaatsen of als het nodig is verwijderen. Ook het zoeken in het systeem gaat eenvoudig. Wij vonden Loes een hele fijne docent.

Naast Loes heeft de Afdeling Support in de tussentijd goed meegedacht over de eerste “aanloop probleempjes” in het beheer van MAIS-Flexis en worden we op tijd geïnformeerd over het onderhoud op de website en onbekende storingen die zich voordoen.

Agenda

DE REE archiefsystemen is gesloten op:
- Tweede Paasdag
- Koningsdag
- Hemelvaartsdag
- Tweede Pinksterdag
- Eerste en Tweede Kerstdag
- Nieuwjaarsdag

Data online workshops 2022:

- 3e: Woensdag 14 september
  Release 22.3
- 4e: Donderdag 10 november
  MAIS-Flexis, MAIS-(M)DWS

Gebruikersdag 2022:

We gaan er van uit dat deze fysiek kan worden georga-
niseerd op maandag 12 december bij Het Utrechts
Archief aan de Hamburger-
straat 28 te Utrecht.

Aanmelden nieuwsbrief