Ervaring Westfries Archief: Vind het heden in de toekomst met MAIS-eDepot

Het Westfries Archief maakt gebruik van MAIS-eDepot van DE REE archiefsystemen

Complete informatieketen

Door de inzet van MAIS-eDepot maakt het Westfries Archief gebruik van een complete informatieketen, waarbij de door de overheid geproduceerde digitale informatie, uniform en gestructureerd wordt opgenomen in een duurzame digitale database. Deze database wordt centraal beheerd door het Westfries Archief. 

Vanuit de database wordt de informatie onder meer online gepubliceerd. Openbare overheidsinformatie is daardoor voor iedereen altijd en overal ter wereld in te zien of op te vragen.

Zo is Het Westfries Archief dé bewaarplaats voor zowel papieren als digitale archiefinformatie uit de regio. 

Veiligheid, continuïteit en duurzaamheid van informatie

Het eDepot neemt alle digitaal gevormde overheidsinformatie op, ongeacht vorm en formaat, gevormd uit verschillende processen door de tijd heen. Tijdige conversie of herstel is geborgd door signalering van afwijkingen, zodat continuïteit en behoud van informatie gewaarborgd zijn.

Alle in het eDepot bewaarde informatie blijft door deze systematiek en technieken, duurzaam en onbeperkt beschikbaar. 

Toegankelijk en beschikbaar

Tussen de diverse informatie, bestaande uit bestanden, archieven en data, kunnen relaties worden gelegd en verwijzingen worden gemaakt, waardoor verbanden zichtbaar worden en reconstructies mogelijk zijn. Omdat MAIS-Flexis, het collectiebeheersysteem van DE REE archiefsystemen geïntegreerd is, kunnen deze verbanden tevens gelegd worden met alle fysieke archiefstukken die in de archiefbewaarplaats zijn opgeslagen.

Het archiveringssysteem geeft een volledig beeld van de digitale en fysieke informatie die door het Westfries Archief wordt bewaard. Daarnaast biedt het de mogelijkheden om gestructureerd en zonder beperkingen context toe te voegen aan bestanden en registraties. Dit alles zorgt voor uitgebreide zoekmogelijkheden binnen de gearchiveerde informatie. Door het koppelen van externe registraties kan de bestaande informatie verrijkt worden en kunnen verbanden tussen heden en verleden nog beter gelegd worden.

Met het eDepot van DE REE archiefsystemen kan iedereen die op zoek is naar overheidsinformatie uit het verleden, nu en in de toekomst, volledig plaatsonafhankelijk alle bewaarde informatie zoeken, vinden en inzien en wordt het heden en verleden voor de toekomst veilig gesteld.