Vergaderingen en agendapunten 1997-2005

Door Annemieke de Boer van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht

Afbeelding HAGV - voorzitterhamer

Het archief van Waterschap Amstel, Gooi en Vecht

Het is dit jaar 25 jaar geleden dat Waterschap Amstel, Gooi en Vecht (AGV) ontstond uit een fusie van oudere organisaties. Dat betekent onder andere dat het archief uit de beginperiode van AGV in aanmerking komt voor overbrenging. Zo gezegd, zo gedaan. Dat wil zeggen, de eerste fase: de archieven bij de besturende processen, zoals de bestuursvergaderingen, zijn eind 2021 overgebracht.

Deze vergaderingen werden voorbereid door de bestuursadviseurs. Zij hielden via een spreadsheet overzicht op de vergaderagenda's van de diverse gremia. Maar… dat spreadsheet had logischerwijs geen koppeling met de inventarisnummers die nu, 25 jaar later, voor de fysieke vergaderdossiers gebruikt worden. Even over die inventarisnummers: vergaderdossiers zijn vaak alleen beschreven met de naam van het gremium en de vergaderdatum of -periode. Dat biedt een onderzoeker te weinig houvast op de inhoud van het bestuursarchief. Onze bezoekers doen in de regel onderzoek naar iets specifieks, en niet naar "alles wat er gebeurde in een bepaalde periode". Een nadere toegang op de vergaderdossiers is dus altijd meer dan welkom. 

Het maken van de nadere toegang

We zijn daarvoor begonnen met het analyseren van de te beschrijven onderdelen, met als eerste: het agendapunt. Dat heeft een onderwerp, vaak een kenmerk, en in de regel ook een doel zoals een besluit nemen of informeren. Een agendapunt staat niet op zichzelf, het is altijd onderdeel van een vergadering. Die vergadering wordt op een bepaalde datum gehouden door een gremium, dat op zijn beurt weer onderdeel is van een organisatie die wij kennen als "archiefvormer". Die archiefvormer heeft de documenten bij de agendapunten in zijn archief opgenomen.

Grosso modo komen in het archief van AGV uit de periode 1997-2005 vergaderdossiers overeen met inventarisnummers. In eerste instantie was mijn idee dan ook een NTNI te maken per vergadering met daarin alleen agendapunten. Met dit idee heb ik De Ree benaderd. Vervolgens kwamen we in goed overleg in korte tijd tot een betere oplossing: een collectie met daarin beschrijvingen van de vergaderingen, met daarónder per vergadering de agendapunten. Dat maakt het beheer van de database een stuk overzichtelijker dan enkele honderden (op termijn duizenden?) NTNI's. 

Uitvoeren naar internet

Bij het uitvoeren van de gegevens over een agendapunt worden zowel flexvelden van het agendapunt gebruikt als flexvelden die aan de vergadering zijn toegekend. Dat laatste kan via de dummyeenheid. (link naar de handleiding, alleen voor geregistreerde gebruikers)

Met deze gecombineerde uitvoer kan iemand die een agendapunt zoekt/vindt, in een oogopslag zien wie, wanneer, waarover vergaderde, en welk inventarisnummer aangevraagd kan worden voor inzage.

De link naar het inventarisnummer wordt gelegd bij de vergadering. Door een aangepaste schermdefinitie te gebruiken voor "gerelateerde items" kan er via de dummyeenheid óók bij het onderliggende agendapunt een "zie-ook"-verwijzing van worden gemaakt. (Zie afbeeldingen.)

Uitleg schermdefinitie 01
Uitleg schermdefinitie 1

Uitleg schermdefinitie 02
Uitleg schermdefinitie 2

De enige beperking van deze opzet, is dat er slechts één DB of EB aan een vergadering kan worden gekoppeld. Dat laatste is prima te overzien, bij meerdere DB's per vergadering verwijzen we vanuit het eerste DB naar de volgende, en zo verder, totdat de laatste weer naar de eerste verwijst en de cirkel rond is. Dat is vooral van belang voor mensen die de archieftoegang als startpunt hebben, en die via een of meer ZO's naar de vergaderingen en agendapunten navigeren.

Wat voor de digitale dienstverlening een grote winst is, is dat we nu per agendapunt kunnen scannen, in plaats van per inventarisnummer. 

Tot slot

Met het inrichten van de database en het maken van de uitvoer waren we er nog niet. Wat voor ons als archivarissen vanzelfsprekend is, is dat voor een onderzoeker niet altijd. Zodoende hebben we ook een uitleg geschreven over de werking van de zoekingang, en een uitleg over het vergaderproces zelf. Dit zijn in Mais-FLEXIS onderzoeksgidsen. We publiceren ze onder de noemer "uitleg over onderzoek".

Wat het meeste werk was? Het nalopen van de spreadsheets op "gedrag" zoals het numerieke kenmerken die zo nu en dan waren opgebouwd als "getal uit vorige rij + 1", het beoordelen van de gebruikte trefwoorden en deze aanvullen tot een uniforme en relevante lijst voor de huidige gebruikers. En ten slotte een globale controle of per vergadering de benoemde agendapunten ook echt op de agenda stonden. 

Agenda

DE REE archiefsystemen is gesloten op:

- Tweede Paasdag
- Koningsdag
- Hemelvaartsdag
- Tweede Pinksterdag
- Eerste en Tweede Kerstdag
- Nieuwjaarsdag

Gebruikersdag 2022:

Deze wordt georganiseerd op maandag 12 december a.s.
bij Het UtrechtsArchief aan de
Hamburgerstraat 28 te Utrecht.

Aanmelden nieuwsbrief