AVG-proof MAIS-Flexis inrichten

Bijdrage van Eva van den Hurk, Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) wil zoveel mogelijk openbaar maken voor het publiek. Aan de andere kant is het RHCVV zich ervan bewust dat ook archiefdiensten zich aan de AVG moeten houden. Waar ligt de middenweg en hoe krijg je die voor elkaar? In dit artikel vertelt Eva van den Hurk – van ’t Klooster, adviseur digitale archieven bij het RHCVV, over hun Privacybeleid en de AVG-proof inrichting van MAIS-Flexis.

Wat zetten we wel online?

“In het najaar van 2020 begonnen wij bij het RHCVV met het maken van een inventarisatie in welke archieven er persoonsgegevens zitten. Tegelijkertijd maakten we een opzet voor ons Privacybeleid: ‘waarom mogen we bepaalde persoonsgegevens wel of niet verwerken.’ Deze vraag stelden we onszelf zowel voor de collecties, als voor de verwerking van persoonsgegevens als onderdeel van onze bedrijfsvoering. 

Op basis van de verplichting die volgt uit de AVG en de Uitvoeringswet AVG wetgeving besloten we om alle scans van documenten die dateren van voor 1920 online te zetten.) Natuurlijk staan ook (de beschrijvingen van) alle documenten van na 1920 online, als daar geen persoonsgegevens in staan. Hierdoor staan alleen scans online waarop mensen staan van wie we zeker weten dat ze overleden zijn. Door de scans in het systeem te laten staan, kunnen ze op een later moment altijd weer online worden gezet. 

In bulk scans online zetten is niet zoveel werk, maar elke beschrijving in MAIS nakijken? Dat is meer werk. We hebben hiervoor een externe specialist ingehuurd en zij heeft al onze beschrijvingen gecontroleerd op persoonsgegevens. In overleg met de collectiebeheerder en de adviseur digitale archieven heeft zij waar nodig beschrijvingen aangepast en genoteerd wat ze waar heeft veranderd. Daar waar nodig heeft ze gegevens offline gehaald.

We zijn hierbij van een brede interpretatie uitgegaan van Artikel 9 lid 1e  AVG: dat betekent dat (bijzondere) persoonsgegevens openbaar mogen worden gemaakt wanneer deze door de betrokkene zelf openbaar zijn gemaakt. Een dominee of pastoor staat in de samenleving als zodanig bekend. Hij heeft hiermee bekend gemaakt bij een christelijke gemeente of kerk te horen. Dat iemand dominee is, mag in deze ruime interpretatie om deze reden dus vermeld worden. Voor minder duidelijke gevallen, zoals een directeur van een christelijke school of een koster, hebben we per situatie een afweging gemaakt en deze genoteerd in ons Privacybeleid. Door al onze maatwerkafwegingen per archief, collectie of beroepsgroep te noteren, hebben we een uitgebreid bijlagenpakket bij ons beleid. Met deze bijlagen kunnen we al onze keuzes aan de Autoriteit Persoonsgegevens verantwoorden.

Herinrichting MAIS-Flexis

Deze nieuwe manier van omgaan met persoonsgegevens had en heeft gevolgen voor de manier waarop we met MAIS-Flexis werken. Bij veel archieven stonden persoonsgegevens in de beschrijvingen. We wilden deze beschrijvingen niet definitief verwijderen (er zit veel tijd en kennis in, daarnaast is de beschrijving zelf onderdeel van de historische context), maar ook niet online laten staan. Daarnaast wilden we ervoor zorgen dat het terugplaatsen van beschrijvingen op het juiste moment ons niet teveel tijd zou kosten. Daarom hebben we verschillende dingen veranderd aan onze eigen manier van werken in MAIS-Flexis, maar ook aan de inrichting:

AVG-velden toegevoegd

Bij de Enkelvoudige Beschrijving-AET hebben we het veld ‘AVG vervalt in’ toegevoegd. Hier heeft onze externe specialist op basis van wetgeving en onze eigen risico-afwegingen de datum ingevoerd waarop een archief weer online kan. Op 1 januari van het volgende jaar kan iemand op dit veld gaan zoeken en filteren en vervolgens in bulk alle beschrijvingen en namen weer online zetten.

Vergunningen en indexen uitgesloten

Voor bouwvergunningen en indexen zijn de ‘Persoon in akte’-AET’s met gegevens van mogelijk nog levende personen uitgesloten van uitvoer. Door deze uit te sluiten van uitvoer zijn ze niet zichtbaar op onze website. Ook hiervoor geldt dat op 1 januari van een komend jaar in één klap in al deze AET’s deze uitsluiting weggehaald kan worden. 

Originele beschrijvingen naar veld Originele beschrijvingen

Zoals eerder beschreven wilden we de originele beschrijvingen niet definitief verwijderen. Ze bevatten historische context die je elders niet kwijt kan. Daarom zijn alle originele beschrijvingen naar een ‘Originele beschrijvingen’-veld geplaats in de AET Enkelvoudige Beschrijving. De tekst in het Beschrijving-flexveld is AVG-proof gemaakt. Op deze manier voldoen we aan de AVG en verliezen we niet de eerder genoteerde historische context. De originele beschrijvingen worden na afloop van de AVG-termijn handmatig teruggeplaatst.

Project met gevolgen

Het project heeft uiteindelijk ongeveer een jaar geduurd. Dit betekent niet dat we klaar zijn. Het beleid in nu onderdeel van onze reguliere taakuitvoering. Zo leiden we de huidige en nieuwe medewerkers en vrijwilligers die beschrijvingen maken op in de nieuwe manier van werken. Ook is in onze werkwijze opgenomen dat er een extra controle is op nieuwe invoer van beschrijvingen en bij overbrengingen van gemeentearchieven. Dat kost misschien extra tijd, maar het is noodzakelijk om te voldoen aan de AVG en het is efficiënter dan over een tijdje weer een groot project te doen. Met de nieuwe manier van werken in MAIS-Flexis zal het in ieder geval makkelijker gaan om het door ons gewenste niveau van gegevensbescherming bij te houden.”