Archief Gemeente Noordenveld duurzaam toegankelijk

Van Corsa naar MAIS-Flexis

In 2017 is Noordenveld gestopt met het gebruik van het DMS Corsa van BCT voor de registratie en archivering van documenten. DMS Corsa is 18 jaar in gebruik geweest tot de implementatie van zaaksysteem Mozard. Corsa werd nog gebruikt als zoekingang voor fysieke dossiers en digitale documenten.

Noordenveld had MAIS-Flexis van DE REE archiefsystemen al in gebruik als archiefbeheersysteem voor de archieven van de voormalige gemeenten Norg, Peize en Roden. Het was een logische keuze om het materiaal van rechtsopvolger gemeente Noordenveld op te nemen in hetzelfde systeem zodat uiteindelijk een opvolgend bestand ontstaat met hetzelfde beheer en uniformiteit in kwaliteit.

Het project is gestart met een pilot. Dit betrof het migreren van ongeveer 25.000 gedigitaliseerde bouwvergunningen, en 3100 digitale omgevingsvergunningen. Het was in eerste instantie een puzzel die ons veel hoofdbrekens heeft gekost, maar na het slagen van de pilot is meteen gestart met het migreren van de overige 12.000 gedigitaliseerde dossiers en 50.000 digital born cases. Door de aanwezigheid van verschillende dossiercodes in het DMS is gekozen om de migratie per code uit te voeren. Deze keuze is de uniformiteit van het geheel ten goede gekomen. Het eindresultaat is dat alles volledig gemigreerd is en ondertussen goed doorzoekbaar is.

Voor het presenteren van het materiaal is gekozen om dit via MAIS-(M)DWS/archieven.nl in een afgeschermd gedeelte toegankelijk te maken voor de medewerkers van informatiebeheer.

Leermomenten/tips:

• Begin op tijd, want het geeft je de kans om te vernietigen wat nog weg kan.
• Neem ook de tijd om na te gaan wat je wilt gaan verplaatsen, denk hierbij aan de structuur. Wil je deze behouden of verbeteren? 
• Heb aandacht voor de voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Zo hebben we voor de presentatie op MAIS-(M)DWS bijvoorbeeld gekozen voor ge-pdf-te versies van de documenten. In het algemeen werkt dit goed, maar niet voor e-mails wanneer ze bijlagen bevatten. Bij het pdf’en van de mails zijn de bijlagen niet meegenomen. Hiervoor moeten we nog een oplossing zien te vinden.
• Verbaas je niet over restpartijen, zeker als je langere tijd met een systeem hebt gewerkt. Zo blijken we nog 120.000 ongekoppelde documenten te hebben waarvan de status niet altijd duidelijk is.
• Maak goede afspraken met de leveranciers m.b.t. de kosten en de planning van de verschillende stappen in het proces
• Zorg voor één aanspreekpunt bij de leveranciers voor alle communicatie rondom het project
• Blijf in “the lead” en zorg voor een interne coördinator voor de communicatie met alle interne en externe stakeholders

tekst: N. Ebbinge, gemeente Noordenveld