De 'zie-ook' relaties

Bij de beschrijving van archiefstukken is het gebruikelijk om een verwijzing, of beter gezegd een ‘zie ook’, op te nemen naar een ander archiefstuk. In MAIS-Flexis doen we dit middels de ‘zie ook’-relatie. Natuurlijk is het ook mogelijk om deze ‘zie ook’-relatie uit te voeren naar MAIS-(M)DWS. De bezoeker kan dan klikken op een link om naar de ‘zie ook’ te gaan, mits het betreffende stuk natuurlijk ook gepubliceerd is. 

Wilt u dit werkend krijgen moeten er een aantal zaken worden ingericht in MAIS-Flexis.

Basisvoorwaarden

De ‘zie ook’-relatie werkt alleen bij genummerde archiefbestanddelen, dus bij een enkelvoudige of deelbeschrijving, maar ook bij een bouwdossier of een foto. In de inrichting van de archiefeenheidsoort is het essentieel om ‘Nummeren’ en ‘Is fysiek’ aan te vinken. 

De inrichting van MAIS-(M)DWS is zo ingesteld dat de ‘zie ook’-link alleen werkt bij genummerde en fysieke inventarisnummers. 

Inrichting in MAIS-Flexis

Zoals reeds aangegeven moet de archiefeenheidsoort een genummerd archiefbestanddeel zijn, en moet ‘Nummeren’ en ‘Is fysiek’ aangevinkt zijn. Om de zie ook-relatie te leggen moet er een relatiesoort worden toegevoegd onder het tabblad ‘Relaties’ bij de inrichting van de archiefeenheidsoort. Omdat een EB kan relateren aan een andere EB, wilt u dat de beschrijving die verwijst ook wordt opgenomen. En dus wilt u de ‘zie ook 9’ (AHD-AHD) en de ‘Verwezen door’ (AHD-AHD) toevoegen.

inrichting MF 1

Als deze inrichting bij de relevante archiefeenheidsoorten is doorgevoerd, kan de ‘zie ook’-relatie worden gelegd in MAIS-Flexis. Met als resultaat:

Inrichting MF 2

De volgende en laatste stap is het aanpassen van de uitvoerdefinitie ten bate van MAIS-(M)DWS, zijnde MAIS_EXP. Bij de archiefeenheidsoort in kwestie, moet er de dummy ((Zie ook)) worden opgevoerd. Dit heeft als resultaat dat er in het uitvoerbestand de volgende tag wordt opgenomen: zo(1)+=+1267-01|EB|1

De 1267-01 is de toegangscode waarin de beschrijving staat waarnaar wordt verwezen.
EB is de code van de archiefeenheidsoort van de beschrijving waarnaar wordt verwezen (deze wordt dynamisch uitgelezen).
1 is het inventarisnummer van de beschrijving waarnaar wordt verwezen.

Als het verwezen stuk ook op MAIS-(M)DWS gepubliceerd is, dan zal dit een link opleveren, dit ziet er dan als volgt uit:

Inrichting MDWS

Voor meer gegevens inzake de exacte inrichting, zie het handleidingartikel over het ‘Leggen en uitvoeren van een ‘Zie ook’-relatie’, in de desktopapplicatie

Ontwikkeling relatie met ‘verwant archief'

In de klassieke archiefinventaris is het mogelijk om in de inleiding een paragraaf op te nemen inzake de verwante archieven. Eigenlijk is dit een ‘zie ook’- relatie van het ene archief naar het andere. Deze ‘Verwant archief’-relatie wordt op dit moment ontwikkeld en komt op korte termijn beschikbaar.

Agenda

Data online workshops 2021:

- 3e: dinsdag 7 september,
  gekoppeld aan Release 21.3
- 4e: maandag 8 november,
  MAIS-Flexis en MAIS-
  (M)DWS

Aanmelden nieuwsbrief