Volgorde van flexvelden op MAIS-(M)DWS

In MAIS-Flexis wordt bij elke beschrijving gewerkt met flexvelden. Elk van deze flexvelden kan worden gepubliceerd via MAIS-(M)DWS op bijvoorbeeld de website van de archiefdienst of op www.archieven.nl

Het is mogelijk om de volgorde van de flexvelden te wijzigen en daar willen we graag even bij stilstaan.

Waarom zou je flexvelden willen of moeten wijzigen?

Wil je een nieuwe archiefeenheidsoort voor de eerste keer uitvoeren dan dien je de flexvelden aan te passen. In eerste instantie worden alle flexvelden met een gelijke prioriteit toegevoegd, dit wordt dan alfabetisch gesorteerd.

Je zou mogelijk de volgorde van een flexveld ook willen wijzigen bij bijvoorbeeld een bestaande archiefeenheidsoort die is gewijzigd doordat er een extra flexveld is toegevoegd. Immers, als je dat bestand mee uitvoert, dan krijgt deze standaard een hoge waarde maar je wil deze op een ‘natuurlijke’ plaats in het geheel laten presenteren.

Hoe wijzig je een flexveld?

Het wijzigen van de volgorde van de flexvelden geschiedt via de Toolbox. Ga in de menubalk vervolgens naar “Toegangen beheren” en naar “Volgorde flexvelden”. Het onderstaande scherm verschijnt.

volgorde flexvelden per soort

Om de volgorde te wijzigen is het eerst noodzakelijk om een archiefeenheidsoort te kiezen. In bovenstaand voorbeeld hebben wij gekozen voor de “Enkelvoudige beschrijving”. Je ziet hier een aantal kolommen, namelijk ‘Flexveld’, ‘Volgnr.’, ‘Tonen’ en ‘Verberg vanaf’.

In de kolom ‘Flexveld’ staat de prompt van het flexveld. De kolom ‘Volgnr’ geeft de volgorde aan van het betreffende flexveld. Hoe lager het nummer, hoe eerder het flexveld wordt getoond op MAIS-(M)DWS. Indien hier eenzelfde getal wordt ingevuld, in ons geval ‘10’,  dan wordt er alfabetisch gesorteerd. Door het getal in de kolom ‘Volgnr.’ te wijzigen, wordt direct de presentatie aan de kant van MAIS-(M)DWS gewijzigd.

Wanneer je een flexveld niet zou willen tonen, richt je dat ook hier in. Dit doe je door in de kolom ’Tonen’ de waarde van het flexveld op ‘nee’ te zetten. Wanneer je dit zou doen kun je je vervolgens wel afvragen of het überhaupt handig is om het flexveld uit te voeren middels de uitvoerdefinitie.

Een voorbeeld uit de praktijk

In onderstaande schermafbeelding zien we dat het flexveld ‘Omvang’ als tweede wordt getoond bij de details, maar dat willen we eigenlijk als eerste tonen.

Omvang op 2

Als ik het volgnummer achter het flexveld ‘Omvang’ wijzig van ‘500’ in ‘1’ dan zie je dat op MAIS-(M)DWS het flexveld als eerste wordt getoond.

Omvang op 1

Ons advies is om altijd te controleren en eventueel naar wens aan te passen.

Mochten er toch nog vragen zijn of wilt u dat wij u helpen met het wijzigen van de flexvelden, neem dan contact op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Agenda

Data online workshops 2021:

- 4e: maandag 8 november,
  MAIS-Flexis en MAIS-
  (M)DWS, Release 21.4

Aanmelden nieuwsbrief