Met de groeiende vraag naar e-Depot oplossingen ontstond er binnen het archiefwezen tevens behoefte aan inzicht in de kwaliteit van deze oplossingen. Om in deze behoefte te voorzien, ontwikkelde de LOPAI in een speciale werkgroep het ED3 kader. Dit raamwerk van ‘Eisen [voor] Duurzaam Digitaal Depot’ (ED3) biedt een toetsingsinstrument voor veilig langetermijnbeheer van digitale bestanden, volledig in lijn met de Nederlandse archiefwetgeving. De ED3 is vooralsnog het enige toetsingskader in zijn soort voor e-Depot oplossingen binnen de Nederlandse archiefwereld.
Met de ED3 Verklaring van Compliance van DE REE archiefsystemen bieden wij een kwaliteitswaarborg voor MAIS-eDepot en de daartoe behorende onderdelen MAIS-Flexis, MAIS-Ingest en MAIS-DDO. De toetsingsrapportage biedt inzicht in de wijze waarop MAIS-eDepot aan de individuele eisen van de ED3 voldoet. Wanneer u uw eigen organisatie laat toetsen aan de hand van de ED3, dan kunt u met de Verklaring van Compliance van DE REE archiefsystemen aantonen dat er aan de softwarematige eisen van de ED3 wordt voldaan.
De Verklaring van Compliance is toegekend aan DE REE archiefsystemen voor het realiseren van de vereisten voor een e-Depot voorziening. Daarnaast is het toegekend voor het faciliteren van de eisen van deze richtlijn voor het e-Depot bij een klantorganisatie die gebruikmaakt van MAIS-eDepot.
Uit de toetsingsrapportage komt het oordeel naar voren, dat MAIS-eDepot een zeer robuuste eDepot-voorziening is die haar taak (het bewaren en behouden van digitaal archief) naar volledige tevredenheid kan uitvoeren binnen een 24/7 gemonitorde soft- en hardware-omgeving.
MAIS-eDepot biedt de software die het e-Depot bij de beheerorganisatie mogelijk maakt en vormt daarmee een voorziening binnen het e-Depot als geheel. De LOPAI formuleert in het ED3 Toetsingskader uit 2012 de definitie van een e-Depot als:
“het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.”
De toekenning van een Verklaring van Compliance als e-Depot kan zodoende enkel worden verstrekt aan de beheerorganisatie, die immers eindverantwoordelijk is voor het e-Depot als geheel.
DE REE archiefsystemen heeft de toetsing laten uitvoeren door Van Bussel Document Services (VDBS), een onafhankelijke auditerende instantie die zich toespitst op normen voor archiefmanagement. De Verklaring van Compliance is geldig tot 2025 en toetsing wordt jaarlijks herhaald.
U kunt hier een kopie van de Verklaring van Compliance downloaden:
DE REE archiefsystemen is gesloten op:
- Tweede Paasdag
- Koningsdag
- Hemelvaartsdag
- Tweede Pinksterdag
- Eerste en Tweede Kerstdag
- Nieuwjaarsdag
Op 1 juni 2023 zijn wij vanwege de viering van ons 25-jarig jubileum vanaf 13.00 uur gesloten.
Workshops:
Woensdag 10 mei 2023
Dinsdag 12 september 2023
Maandag 6 november 2023
Gebruikersdag:
Maandag 27 november 2023 bij Het Utrechts Archief
