Waarom Software as a Service? Hardenberg is weer terug en vertelt waarom.

‘Het is veilig, simpel, functioneert altijd en je bent niet afhankelijk van je eigen computersysteem!’

Wanneer je Hardenberg binnenrijdt, kan het gemeentehuis, waar ook het gemeentearchief is gehuisvest, je niet ontgaan. In de zon schittert en straalt je een futuristisch kunstwerk, vanaf een heuveltje, tegemoet.
Het waakt over zijn burgers en de historie, de archieven.

Ik ben erg benieuwd naar wat hen ertoe heeft aangezet opnieuw voor een ASP-oplossing van MAIS-Flexis te kiezen. Het gemeentearchief Hardenberg was immers al ASP-klant in 2008, vanaf 2010 niet meer en nu weer wel. Wat is daarvan de reden? Tijd voor een gesprekje met Erwin Wolbink, archivist bij de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg.

De gemeente Hardenberg heeft een (relatief) klein archief en was van 2008 tot aan 2010 zeer gelukkig met SaaS. Juist vanwege de kleinschaligheid was het feit dat het applicatie- en databasebeheer uitbesteed was ideaal!  Bovendien functioneerde het altijd en was men niet afhankelijk van het eigen computersysteem. Ook aan het maken van een back-up hoefde men niet langer te denken, dat gebeurde automatisch.
Het was dan ook een bittere pil toen  in 2010 een nieuw informatiebeleidsplan werd geïntroduceerd en er op de kleintjes gelet moest worden. Het gemak van de SaaS-oplossing verdween. Ineens moest men niet alleen de applicaties, maar àlles zelf doen, en dat viel niet mee.

In juli 2012 werd de ambtelijke fusie tussen de gemeente Hardenberg en de gemeente Ommen een feit. Waren ze in Hardenberg met het in kaart brengen van het archief nagenoeg helemaal bij, in Ommen was dat nog niet het geval. Hier was een grote inhaalslag een must. Vooral het oud archief, van 1248 (het verkrijgen van de stadsrechten) tot 1811 moest nog worden geïnventariseerd. Dit moet nog worden ‘ontzuurd’ en zal vervolgens, met alle voorzichtigheid, worden verwerkt.

Met de ervaring die men al had, zag men kans SaaS aan te vragen. Immers, het argument van de kosten verviel. De mogelijkheid van het winkelwagentje in combinatie met de beeldbank deed zich nu voor. Op die manier kun je de kosten eenvoudig ‘terug verdienen’. Daarnaast speelde de slagvaardigheid waarmee nieuwe projecten kunnen worden opgepakt een essentiële rol. Gelukkig zag men dit in en werd het verzoek gehonoreerd.

In het gemeentearchief van Ommen-Hardenberg wordt nu met man en macht gewerkt om de oude archieven te verwerken met behulp van MAIS-Flexis ASP. Dat doet men met de eigen vaste krachten maar ook met maar liefst 17 vrijwilligers, exclusief stagiaires en ‘Wajongers’

Sinds ze weer terug zijn op de SaaS-server worden nieuwe projecten voortvarend opgepakt en leiden ze direct tot resultaat. In nauwe samenwerking met DE REE is MAIS-Flexis ingericht voor het beschrijven van het Oud Archief Ommen en binnen één week waren de eerste resultaten al zichtbaar op internet.

Hoe een klein archief groot  en snel kan zijn!

Auteur: Yvonne Claessen

NB.:  SaaS staat overigens voor Software as a Service. Met SaaS is het mogelijk volledig gebruik te maken van MAIS-Flexis zonder dat MAIS-Flexis op de eigen server is geïnstalleerd. Maak je gebruik van SaaS, dan kun je vanaf de door jouw gewenste locatie inloggen. Zo kan je ook vanuit huis, veilig, aan het werk d.m.v. een pincode en een token.