Zelf een conversie van ABS/Archeion verzorgen? Dat kan! Het HCL vertelt.

  • Delen via Google+

Historisch Centrum Leeuwarden: ‘Je hebt ook het idee dat je het samen doet’


Nu we gesproken hebben met Tresoar en hun ervaringen hebben gehoord, waren we ook benieuwd naar de ervaring van de buurman, Het Historisch Centrum Leeuwarden. Ook zij hebben gekozen om van ABS/Archeion over te stappen naar  MAIS-Flexis, maar zij wilden de conversie zelf verzorgen. Dat kan dus ook!
Maar, waarom zou je daarvoor kiezen?

Tijd voor een gesprekje.

Ook hier werd ik hartelijk ontvangen. Lutske Vlieger en Jelle Hoekstra vertelden enthousiast over het gebouw waar het HCL sinds 2007 is gehuisvest. De prachtige Prinsentuin, met daaronder het archief, het uitzicht op de gracht en op de Oldehove maken de locatie inderdaad super.

Op mijn vraag waarom ze eigenlijk gekozen hebben om over te stappen van ABS/Archeion naar MAIS-Flexis, kreeg ik een verrassend antwoord. Ze waren en zijn namelijk enthousiast over ABS/Archeion. Het systeem heeft ze nog nooit in de steek gelaten en bleek een betrouwbare, stabiele partner. Echter, de recente forse licentieverhoging, de mogelijkheid het aantal applicaties terug te kunnen brengen, als ook het feit dat bezoekers alles kunnen aanvragen vanuit de eigen website èn archieven.nl,  heeft hen doen besluiten toch over te stappen. Dat je bovendien vanuit één systeem (één  werkplek, één computer)  kunt  werken en daardoor extra overzichtelijkheid creëert is mooi meegenomen.

Het HCL heeft besloten zelf voor de conversie zorg te dragen. Waarom?
Natuurlijk was er een kostenaspect. Maar ook was de nummering van de archieftoegangen onlogisch en onpraktisch. Dit moest anders. De aanvullingen op archieven die nu nog aparte toegangen hebben, worden in de toegangen geïntegreerd en daarmee logischer. Gevolg is tevens een reorganisatie van het depot. Deze actie kost weliswaar veel tijd, maar is nuttig en noodzakelijk. Het aanvankelijke streven was om op 1 januari jl. alles geconverteerd te hebben. Dat bleek te optimistisch. Het HCL streeft nu naar 1 april as., zodat er vanaf dan mèt en vanuit één systeem gewerkt kan worden.

Wat het HCL zo waardeert in ons bedrijf is dat er zo wordt meegedacht. Voor het HCL betekende dat heel concreet dat ze een idee kregen hoe bepaalde zaken te nummeren. Maar ook werd de tip gegeven, in deze financieel zware tijden, het aantal archieftoegangen en daarmee de kosten te beperken. De lijnen zijn kort. Men is zowel per telefoon als mail eenvoudig, snel en goed te bereiken. Dat is voor een opdrachtgever prettig te ervaren. ‘Zo heb je ook het idee dat je het samen doet’.
Na afloop kreeg ik nog een geweldige rondleiding door het gebouw. Ik heb zelfs de ‘schatkamer’ mogen bewonderen met daarin de oudste archiefkast (met loden kap), het schoolschrift en het rapport van Mata Hari (het was een bijzondere leerling ?).


Auteur:        Yvonne Claessen

Agenda

Maandag 7 januari 2019 - 31 januari 2019
Er kan gestemd worden op de Geschiedenis Online Prijs

Donderdag 7 februari 2019
Uitreiking van de Geschiedenis Online Jury- en Publieksprijs bij de KB te Den Haag. Raadpleeg voor het programma de website van de Geschiedenis Online Prijs

Maandag en dinsdag, 3 en 4 juni 2019
Wij zijn aanwezig op de archiefdagen 2019 in Gouda, zien wij u daar?

Trainingen

<< Januari 2019 >> 
 ma  di  wo  do  vr  za  zo 
   1  2  3  4  5  6
  7  8  910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   

Aanmelden nieuwsbrief