Tresoar is overgestapt van ABS/Archeion op MAIS-Flexis

  • Delen via Google+

Hoe is dit gegaan? We hebben Geesje Dam en Tjeerd de Jong uitgebreid gesproken.

‘De conversie ging soepel, strak en heel gestructureerd!’

Op 3 december jl. heeft Tresoar, het Fries historisch en letterkundig centrum, na een succesvolle conversie van ABS/Archeion naar MAIS-Flexis, de depot- en studiezaalfuncties van MAIS-Flexis, in gebruik genomen.
Aanleiding voor een gesprek. Hoe kijken ze bij Tresoar terug op de conversie van ABS/Archeion naar MAIS-Flexis? En niet alleen naar de conversie waren we benieuwd. Ook hoopten we iets te horen over het hoe en waarom.

Bij binnenkomst werd ik hartelijk begroet door Tjeerd de Jong die me stond op te wachten. Gezamenlijk liepen we naar de kamer van Geesje Dam.

Al snel werd duidelijk dat ze niet tegen de conversie hadden op gezien, ze keken er zelfs naar uit. Het idee en de gedachte dat zij niet meer in 2 systemen moesten werken die qua inhoud nauw met elkaar verbonden waren, was erg aantrekkelijk.
De beschrijvingen van inventarissen hadden ze bij Tresoar al jaren in MAIS-Flexis staan, maar nu konden ze dus ook het beheer vanuit MAIS-Flexis regelen. Daarmee realiseerden ze meteen het aanvragen van stukken vanaf de website van Tresoar. De aanvragen vanuit de studiezaal en de website kunnen nu snel en overzichtelijk verwerkt worden. Het is heel prettig dat je bij de juiste invulling van de velden ook meteen kunt zien hoeveel depotruimte er nog beschikbaar is en dat je veel meer informatie hebt doordat beschrijvingen in MAIS-Flexis gekoppeld zijn.
Het fysieke beheer is nu eenvoudig te overzien en daarmee ook de uitleenregistratie en de registratie van bezoekers.

Bijkomend voordeel is ook dat nu meer medewerkers van Tresoar met MaisFlexis werken, dus kennis kan worden gedeeld en daardoor vergroot.

Los van het feit dat beschrijven, beheer en uitleen nu vanuit één systeem verwerkt kan worden, is een bijkomend voordeel het terugdringen van het aantal applicaties, dat in gebruik is bij Tresoar.

Het conversie-proces zelf werd begeleid door Leo Schilperoord. De conversie ging soepel, strak en heel gestructureerd. Bij Tresoar stonden ze wat afwachtend tegenover de strakke planning die Leo hen voorstelde. Ze waren dan ook uitermate verrast dat de volledige conversie geheel volgens planning verliep!

Los van de conversie zelf was en is het natuurlijk essentieel dat je uit het systeem haalt wat erin zit. Daarom is er parallel aan de conversie ook een training, door Jorien Waanders, gegeven.

Kortom, bij Tresoar zijn ze tevreden dat ze de conversie hebben laten plaatsvinden en nu zowel het beheer, het beschrijven en het aanvragen en uitlenen vanuit MAIS-Flexis kunnen realiseren.

Geesje en Tjeerd suggereerden over een jaar nog eens terug te komen en dan opnieuw ervaringen uit te wisselen. Dit is een uitnodiging, waaraan ik me zeker zal houden :).

 

auteur: Yvonne Claessen

Agenda

 

Trainingen

<< September 2018 >> 
 ma  di  wo  do  vr  za  zo 
       1  2
  3  4  5  6  7  8  9
10111213141516
17181920212223
242527282930

Aanmelden nieuwsbrief

Projectondersteuning

Projectondersteuning

Bij verhuizen, fusie of reorganisatie