Duurzaam verwerken van gescande bouwdossiers door het Stadsarchief Rotterdam

Duurzaam verwerken van gescande bouwdossiers door het Stadsarchief Rotterdam

Het Stadsarchief Rotterdam is gestart met het digitaliseren van het bouwvergunningenarchief over de periode 1948-2010. Het scanproces bestaat uit twee onderdelen. De eerste stap is het digitaliseren van de afzonderlijke documenten in de dossiers. De tweede stap is het metadateren van de scans, waarbij bijvoorbeeld de bouwtekening nader wordt beschreven. Er wordt dus per document een metadatabestand gegenereerd (als xml-bestand).

Het proces van scannen en metadateren heeft het Stadsarchief Rotterdam uitbesteed aan het sociale ontwikkelbedrijf van de gemeente Rotterdam, Rotterdam Inclusief. De komende jaren zal het proces van scannen worden uitgevoerd en dagelijks wordt de dagopbrengst verzameld.

Deze dagopbrengst wordt dagelijks verwerkt door het Stadsarchief Rotterdam met behulp van MAIS-Ingest. De dagopbrengst bestaat uit diverse mappen, per gescand bouwdossier één, met daarin de scans zelf en de bijbehorende metadata.

In samenwerking met DE REE is een verwerkingsmodel opgesteld waarbij de dagopbrengst wordt verwerkt. De metadata wordt verwerkt tot adressen en documenten met een relatie naar het digitale document. Vervolgens worden de nieuw gemaakte archiefeenheidsoorten onder het juiste bouwdossier gehangen met een speciaal ontwikkelde verwerkingsstap voor het Stadsarchief Rotterdam.

De beschrijving van het bouwdossier wordt niet aangepast, alleen de verwerkte beschrijvingen worden onder het bouwdossier gehangen.
Rotterdam Inclusief scant niet het hele dossier in één keer door één medewerker, maar in een tweetal etappes. Namelijk een reguliere scanner op A4/A3-formaat en een groot formaat scanner. Het is dus mogelijk dat de inhoud van een bouwdossier in twee verschillende dagopbrengsten wordt opgeleverd. Tijdens de verwerking is hier rekening mee gehouden zodat alle gescande documenten netjes op volgorde van de code worden gesorteerd.

De laatste stap in het proces van de verwerking is het verplaatsen van de digitale documenten (scans en metadata) naar een digitaal archiefblok. Daar kunnen ze vervolgens worden beheerd. De digitale documenten zelf zijn duurzaam opgeslagen in de DDO.

Ook het Stadsarchief Rotterdam heeft te maken met openbaarheid en auteursrechten en tijdens de verwerking wordt elk document voorzien van een specifieke code, bijvoorbeeld ‘P6-37-1948_030_00001’, waarbij 030 resulteert in een document aangaande de vergunning. Documenten met bijvoorbeeld de code 050 zijn bouwtekeningen. Afhankelijk van de ‘leeftijd’ van het bovenliggende bouwdossiers wordt per document een viertal flexvelden gevuld met de waarden ’Ja’ of ‘Nee, zijnde:

• Skip output: Bepaalt of de beschrijving überhaupt wordt uitgevoerd.
• Skip bestand: Bepaalt of het gerelateerde digitale document wordt uitgevoerd.
• Best. alleen intern: Bepaalt of het gerelateerde digitale document alleen op de studiezaal van het Stadsarchief Rotterdam mag worden getoond.
• Best.vrij downloaden: Bepaalt of het gerelateerde digitale document mag worden gedownload.

Het Stadsarchief Rotterdam heeft een matrix opgesteld waarbij per code wordt bepaald welke waarden in één van de vier flexvelden wordt gevuld. Hierbij wordt rekening gehouden met de openbaarheid van het bouwdossier en of het een gevoelig object betreft. Het vullen van deze ‘afhankelijkheden’ wordt tijdens de verwerking in het verwerkingsmodel met een speciaal ontwikkelde stap uitgevoerd. De publicatie van de duurzaam beheerde bouwdossiers verloopt via MAIS-(M)DWS op de website van het Stadsarchief Rotterdam. Een mooi voorbeeld is het bouwdossier voor het slopen van een afdak en het uitbreiden van een uitbouw aan de Persoonshaven 137 en 141 te Rotterdam in 1948 (396-03-1948_P6-36-1948).

Het Stadsarchief Rotterdam laat door een sociaal ontwikkelbedrijf Rotterdam Inclusief bouwdossiers digitaliseren en metadateren. Vervolgens worden deze scans en de metadata verwerkt tot beschrijving in MAIS-Flexis met een ingest verwerkingsmodel en gepubliceerd. De komende jaren zullen alle bouwdossiers uit de periode 1947-2010 worden gedigitaliseerd en digitaal beschikbaar komen.

Mocht je vragen hebben over het scanproces of het verwerkingsmodel, neem gerust contact op ons via support@de-ree.nl.