De verhuizing van het Achterhoeks Archief met tien locaties naar het nieuwe Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers in Doetinchem is door goede samenwerking en grondige voorbereiding zeer soepel verlopen.

Verhuizen is een grote klus die je niet lichtzinnig moet opvatten. Vooral de voorbereiding is heel erg belangrijk. Met een goede voorbereiding voorkom je onnodige chaos en veel nawerk.

In het geval van de verhuizing van ECAL moest archief dat verspreid was over tien verschillende locaties geconcentreerd worden naar de nieuwe vestiging te Doetinchem. Vooraf moest  worden vastgesteld waar elke archief zijn plaats zou krijgen in de nieuwe vestiging, zodat ook na de verhuizing alles snel en eenvoudig fysiek toegankelijk zou zijn.

Gelukkig stonden alle archieftoegangen voor de verhuizing al in MAIS-Flexis, maar er werd nog geen gebruik gemaakt van de modules van het Logistiek Beheer. In Logistiek Beheer kan de fysieke plaats van een archief worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld het vastleggen van een vestiging, een depot of een plank. Bij het Achterhoeks Archief was de fysieke plaats en de omvang van het archief wel vastgelegd, maar dit was vermeld in enkele flexvelden bij de top van elke toegang.

Ten behoeve van de verhuizing naar de nieuwe vestiging werd besloten de modules van het Logistieke Beheer in te zetten. Ter voorbereiding hierop hebben medewerkers van het Achterhoeks Archief een training Plaatsregistratie gevolgd in Groningen, waarna met de voorbereidingen kon worden aangevangen.

Henk Nijman en Willem Willemsen hebben samen met Jorien Waanders en Jan Groenewolt van DE REE archiefsystemen  alle afzonderlijke kasten en planken in de nieuwe depots aangemaakt en genummerd.

Vervolgens werd van alle 1250 archieven vooraf bepaald welke plaats ze in het nieuwe depot zouden krijgen. Dit was mogelijk doordat van alle archieven de omvang al bekend was.

In de module Plaatsregistratie werd vervolgens de toekomstige plaats ingevuld waar het archief zou beginnen. Alle stukken van een archief werden in eerste instantie allemaal op één plank geregistreerd, de beginplank van het archief. Op een later moment worden de stukken exact geplaatst per plank.

Nadat voor alle archieven in MAIS-Flexis was vastgelegd wat hun toekomstige plaats in het depot zou zijn, heeft DE REE archiefsystemen een rapportage gemaakt waarin zowel de oude plaats (de flexvelden bij de top) alswel de nieuwe plaats (gedefinieerd in de plaatsregistratie) van het archief vermeld stonden.

Van deze rapportage zijn (verwijderbare) stickers gemaakt en de dozen van het archief daarmee gemerkt. Op de stickers stond zowel de oude als de nieuwe plek vermeld.

Met deze gegevens op de stickers hebben de verhuizers vrijwel zelfstandig de verhuizing kunnen uitvoeren.

Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers heeft het als zeer plezierig ervaren dat alles zo soepel verliep en dat ook na de verhuizing van alle archieven duidelijk is waar ze zich bevinden.

Dankzij een gedegen voorbereiding heeft de uiteindelijk verhuizing weinig extra tijd gekost.

En het sjouwen was gelukkig uitbesteed …

Henk Nijman
Archivaris